Planeación estratégica en Instituciones Educativas
Strategic Planning in Educational Institutions

Resumen

La planeación estratégica, es un proceso administrativo que le ayuda a los directivos de la organización a diseñar objetivos y estrategias de alta contribución que les permita alcanzar su Visión y su Misión. Dentro de este proceso de Planeación Estratégica los directivos recopilan, analizan y sintetizan la información más relevante del medio ambiente interno (resultados, finanzas, colaboradores, tecnología, operación, administración, etc.) y del medio ambiente externo (clientes, mercados, productos, competidores, aspectos políticos, económicos y sociales, etc.) en que vive inmersa la empresa u organización. El Plan Estratégico es como el ADN del ser humano que, de manera asombrosa, le indica al cuerpo humano cuándo y cómo crecer.
La gestión o management comenzó a exigir la planificación de las tareas a cumplir, con un gerente que analizaba cómo y cuándo ejecutarlas. De esta forma, la planeación estratégica se especializó en qué hacer (las estrategias) para alcanzar los objetivos perseguidos en función de las oportunidades y amenazas que ofrece el entorno. En este sentido, es importante que todas las personas vinculadas a la gerencia puedan desarrollar sus conocimientos y comprender con exactitud las necesidades de la organización, para que la planeación estratégica les permita interactuar con un mundo dinámico y en constante evolución. Esto se puede llevar a cabo en organizaciones públicas o privadas, así como en organizaciones que se dediquen a la educación.


Palabras clave: planeación, estrategia, gestión

Abstract

Strategic planning, is an administrative process that helps the managers of the organization to design objectives and high contribution strategies that allow them to achieve their Vision and Mission. Within this process of Strategic Planning, managers collect, analyze and synthesize the most relevant information of the internal environment (results, finances, collaborators, technology, operation, administration, etc.) and the external environment (clients, markets, products, competitors, political, economic and social aspects, etc.) in which the company or organization is immersed. The Strategic Plan is like the DNA of the human being that, amazingly, tells the human body when and how to grow.
The management began to demand the planning of the tasks to be fulfilled, with a manager who analyzed how and when to execute them. In this way, the strategic planning specialized in what to do (the strategies) to achieve the objectives pursued in terms of the opportunities and threats offered by the environment. In this sense, it is important that all people linked to the management can develop their knowledge and understand exactly the needs of the organization, so that strategic planning allows them to interact with a dynamic and constantly evolving world. This can be done in public or private organizations, as well as in organizations that are dedicated to education.


Keywords: planning, strategy, management

La Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo como entidad pública requiere de una planeación integral a partir de la cual se establezcan objetivos, metas, estrategias y líneas de acción que le permitan prestar servicios educativos de manera eficiente, efectiva, con pertinencia y calidad para mantenerse como una Institución de vanguardia que sabe enfrentar los actuales retos y perfilar su rumbo hacia el futuro. Se debe pensar siempre en la organización, siendo esta la que gestiona sus acciones a través de la planeación. La planeación, nos conduce a contribuir con las políticas sociales del Estado y las Institucionales.

La planeación estratégica es una transición ordenada entre la posición actual y lo que se desea a un futuro.  La responsabilidad del docente Universitario encargado de la Planeación Estratégica, deberá de conducir, liderar la gestión de los recursos, teniendo un pleno posicionamiento en su ámbito laboral y profesional que asegure una respuesta efectiva en dicha conducción, favoreciendo con ello el trabajo en equipo en conjunto con las demás áreas de la organización con la finalidad de cumplir con los objetivos propuestos en su planeación a futuro1.

El presente documento pretende presentar una metodología para realizar una planeación estratégica dentro de una organización pública o privada, siendo un  instrumento de apoyo, orientación y consulta para todos aquellos miembros de la comunidad universitaria que coordinan y participan en el proceso de formulación de proyectos institucionales. Esta metodología se presenta como un apoyo para la reflexión y para estructurar las acciones que conduzcan a fortalecer el proceso de planeación en las dependencias universitarias.

Para pensar estratégicamente tenemos que tomar en cuenta:

Una buena estrategia puede convertirse en un mapa del camino que seguirán en el futuro, muestra a dónde se quiere dirigir y ayuda a elegir la mejor ruta o rutas que llevarán al lugar donde se desea llegar.

La decisión en cuanto a la manera como se lograrán las metas de la organización, es difícil de tomar porque las mejores opciones no son siempre obvias. El pensamiento estratégico permite que los administradores identifiquen los aspectos que son críticos para lograr el éxito en su programa de acción dentro de la organización en un largo plazo y a formular preguntas cuyas respuestas nos ayudarán a anticipar las necesidades futuras de sus clientes y procesos. ¿Está mi proceso haciendo las cosas en forma correcta?; Esta pregunta permite examinar continuamente si las actividades diarias se están llevando a cabo de acuerdo a la estrategia que la organización ha definido.

La planeación estratégica, requiere poner en práctica ciertas habilidades de modo que pueda elegir el mejor curso de acción. Muchos administradores son pensadores estratégicos innatos y siguen un proceso lógico casi inconsciente al pasar del pensamiento a la acción.

Podemos ver que existe bibliografía que establece dependiendo del autor un proceso para realizar la planeación estratégica; en nuestro caso, se proponen cinco pasos, que pueden ayudar a todos los administradores a organizar su pensamiento estratégico, en nuestro caso, se propone la siguiente metodología para establecer un plan de acción a corto, mediano y largo plazo.

La metodología de 5 pasos:

 

La planeación estratégica es la elaboración, desarrollo y puesta en marcha de distintos planes operativos por parte de las empresas u organizaciones, con la intención de alcanzar objetivos y metas planteadas. Estos planes pueden ser a corto, mediano o largo plazo. Los planes estratégicos cuentan con un cierto presupuesto disponible, por lo que es esencial la correcta determinación de los objetivos a cumplir. De lo contrario, el dinero puede no ser suficiente para alcanzar las metas y la planeación estratégica se ve en riesgo.

Conocer y saber utilizar adecuadamente una metodología para la formulación de proyectos constituye5,6 hoy en día un factor clave para el desarrollo institucional en casi todas las áreas y dependencias de la UAEH. A continuación, se describe de forma muy breve cada uno de los pasos a seguir de forma consecutiva para el establecimiento de nuestro plan de acción:

Definir la Filosofía.

En este apartado, se expresaran los propósitos básicos que perseguimos dentro de la organización y deberá contener los siguientes elementos:

Diagnóstico Situacional

Para este punto, el análisis de la situación actual en la que se encuentra nuestra área u organización, se propone que se realice mediante la aplicación de una matriz FODA llamada también DOFA o TOWS , esta técnica nos ayudará a identificar las carencias y potenciales mediante la distinción de los siguientes factores:

Los factores externos (OPORTUNIDADES Y AMENAZAS):

Es el análisis de todas aquellas situaciones que afectan a nuestra área y no podemos tener ningún control sobre ellas. Provienen del medio ambiente que interactúa con nuestra área y en general con las instituciones educativas. Se propone hacer un análisis minucioso con el fin de identificar estos factores ya que son los que dificultarán o impedirán el lograr los objetivos estratégicos. 

Factores internos (FORTALEZAS Y DEBILIDADES):

En este caso, se analizan las situaciones o condiciones que pueden ser controladas por nuestra área. Para ello, necesitamos saber cuáles son nuestras fortalezas y debilidades internas en cuanto a producto, servicio, tecnología, procesos, recursos humanos, financieros, materiales, técnicos y otros elementos para poder enfrentar situaciones actuales o futuras.

Identificar las opciones estratégicas.

Para este apartado, debemos primero tener claro que es una “Estrategia” la cual es considerada como un gran camino que nos permitirá lograr el objetivo al utilizar en forma apropiada los recursos con los que contamos. La estrategia contesta a la pregunta.  ¿Cómo voy a lograr el objetivo?

La creación de una estrategia, se refiere a un plan de acciones e iniciativas que se emprenden en áreas tales como producción, mercadotecnia, servicio al cliente, recursos humanos, sistema de información, investigación y desarrollo y finanzas, para lograr los resultados propuestos. (Implica la combinación de acciones intencionales planeadas y de su adaptación de acuerdo a los acontecimientos). ” Es el medio para lograr los fines“

Priorización de Objetivos

En este caso, es seleccionar aquellos objetivos que van a funcionar mejor en cada una de las etapas del plan estratégico. Cada una de nuestras áreas tiene diferentes objetivos y funciones, para el logro de nuestra misión como área.

Por lo que el establecimiento de metas de largo plazo como la misión y visión deben ser la base de las prioridades, de la congruencia y consistencia de todos los procesos y acciones que se desarrollen. Los objetivos deberán ser: claros, congruentes, cuantificables, alcanzables, aceptables, flexibles y motivadores.

Para este caso se propone realizar una matriz donde se plasman la suma de los objetivos anotándolos en cada cuadro que le corresponde. De esta manera se puede identificar el grado de desarrollo de cada objetivo que puede ser (Alto-Alto), (Alto-Mediano) o (Alto-Bajo) y representará un grado de correspondencia de alto impacto y alta probabilidad de correspondencia.

Desarrollo de las estratégicas

Para el desarrollo de la estrategia, se debe pensar en los mecanismos a seguir para responder a las exigencias del entorno y ubicar a nuestra área en una situación ventajosa que nos ayude a lograr los fines que nos hemos trazado en el plan estratégico. Una vez establecidas nuestras Líneas Estratégicas habremos logrado un documento que contiene nuestro Plan Estratégico.

Evaluar las opciones.

En este apartado es importante establecer Indicadores, los cuales son relaciones cuantitativas entre dos cantidades que corresponden a un mismo fenómeno, o fenómenos distintos, que por sí solos no son relevantes, y adquieren importancia cuando se les compara con otros de la misma naturaleza, correspondientes a períodos anteriores o con otros indicadores preestablecidos2,3.

Se puede hacer uso de una hoja que pueda describir el indicador, posteriormente con la ayuda de una hoja de cálculo, se capturan los datos y así obtenemos información que permite una toma de decisión con respecto al resultado del indicador.

Transformar las estrategias en acciones.

Para esta apartado se pretende vaciar en un formato la información que ya se ha venido desarrollando y para ello se propone (Tabla 1):

Tabla 1

Donde podrá ir desarrollando por cada estrategia, una serie de tácticas; acciones, establecer el indicador y el responsable del cumplimiento de la estrategia.

Posteriormente, se baja cada estrategia a un cronograma de actividades, donde se establece la actividad y el programa de cumplimiento de cada acción, es importante que el cronograma se pueda visualizar adecuadamente para ir estableciendo el documento final de la planeación estratégica4 del área dentro de la organización.

Conclusión

Las instituciones de educación superior, cuentan con principios y valores para crear una universidad con el fin de que sea una contribución para la sociedad, implementar una planificación estratégica en una institución de educación superior es un asunto de convicción y absoluto compromiso de cada rector, director, docente y administrativo de la organización. Solo asumiendo esto, una universidad puede lograr metas más grandes a través de la planificación estratégica.

El objetivo básico, así como en cualquier organización orientada al logro de objetivos; es optimizar todos los recursos disponibles para asegurar que la institución sea un proyecto viable. Luego, la acreditación universitaria aparece como otro objetivo esencial para ser logrado por cualquier universidad porque es una de las principales variables que los estudiantes consideran al momento de elegir dónde van a estudiar. También es una escala usada para medir la calidad en las instituciones de educación superior e incluso es un instrumento para rankearlas según niveles de calidad. En este contexto, la planificación estratégica es una herramienta esencial y muy útil que facilita la recolección de datos, la evaluación de procesos y otros aspectos que un proceso de acreditación universitaria requiere.

Pese al hecho de que cada universidad es un mundo en sí misma, hay algunas prácticas básicas que han funcionado bien donde han sido implementadas, la creación de conciencia, la incorporación de feedback, la identificación de los perfiles adecuados y la producción de un plan que puede ser implementado, son áreas que han tenido buenos resultados en los procesos de planeación.

Glosario de términos.

Actividad: Acción definida que se requiere como parte de la implementación de un plan (también conocida como tarea).

Amenazas: Son fuerzas, factores o situaciones externas a la persona u organización in que poseen capacidad potencial  para crear problemas, originar daño o ponen en riesgo y peligro, la capacidad de lograr la Misión y objetivos.

Calidad de los datos: grado en que los datos son consistentes, oportunos, completos y  relevantes.

Coordinación: Acción y efecto de coordinar, relación gramatical, que existe

Dato: Se entenderá como la unidad mínima de información

Debilidades: Son aquellas características personales o de equipo interno que restringen el potencial del logro de la Misión y objetivos.

Estrategia: Método, grupo de actividades requeridas para alcanzar una meta.

Evaluación: Medición del grado en que se alcanzan o no los objetivos de un programa.

Fortalezas: Son aquellas capacidades Personales, Familiares, Recreativas o Laborales que promueven el logro de la Misión y objetivos en un campo competitivo.

Bibliografía

Cámara López Luis, Berzosa Beatriz, Correa Émerson (2005); Planeación estratégica. Una guía para entidades sin ánimo de lucro que presentan servicios de inserción socio laboral. Madrid, CIDEL-Fundación Asistencia Técnica para el Desarrollo (ATD).

Lineamientos establecidos en los Manuales de Operación de la Norma Oficial Mexicana NOM-040-SSA2-2004.Diario Oficial de la Federación. México.

Manual de formatos e Instructivos del Sistema de Información en Salud Subsistema de Prestación de Servicios (2007). OPD Servicios de Salud del Estado de Hidalgo. México

Gómez Galán M; Sainz Ollero H, (2010): El ciclo de proyecto de cooperación al desarrollo.  El marco lógico en programas y proyectos: de la identificación y evaluación. Madrid, Cideal.

UAEH-DGP: Guía para la formulación de proyectos (2009) Editorial: Fondo Editorial UAEH. Hidalgo, México.

UAEH-DGP: Orientaciones y Pautas para la Elaboración de Planes y Programas de Desarrollo (2009) Editorial: Fondo Editorial UAEH. Hidalgo, México.

La matriz FODA que en ingles se conoce como TOWS, surgió como una necesidad de sistematizas las estrategias. T significa “Amenaza” (threats), O “oportunidades”, W “debilidades” (weaknesses) y S “fortalezas” (strengths).

 

[a] Profesor (a) del área académica de Enfermería Instituto de Ciencias de la Salud Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo. México. rosario_barrera@uaeh.edu.mx

[b] Profesor (a) del área académica de Enfermería Instituto de Ciencias de la Salud Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo. México. josearias.rico@hotmail.com

[c] Profesor (a) del área académica de Medicina Instituto de Ciencias de la Salud Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo. México. terracota22@hotmail.com

[d] Profesor (a) del área académica de Medicina Instituto de Ciencias de la Salud Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo. México. ldiazperez@yahoo.com.mx

[e] Profesor del área académica de Odontología Instituto de Ciencias de la Salud Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo. México sergiov@uaeh.edu.mx

[f] Profesor (a) del área académica de Enfermería Instituto de Ciencias de la Salud Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo. México. cristyji@hotmail.com

[g] Profesor (a) del área académica de Enfermería Instituto de Ciencias de la Salud Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo. México. marialuisasanchezpadilla@yahoo.com