Desde la perspectiva empresarial, cuando se busca el éxito, los directivos generalmente se enfocan al análisis de aspectos relacionados con liderazgo, tecnología y estrategias, sin prestar atención al diseño organizacional para el logro de sus objetivos.
Los resultados excepcionales de directivos eficientes no son producto de la casualidad, sino de una organización adecuada, asignación de recursos y responsabilidad a sus subordinados, y un proceso de planificación de estructuras y sistemas para operar eficientemente y lograr el compromiso de las personas dentro de la organización.
En este documentose describe el contenido de un libro que proporciona a los directivos la orientación necesaria para lograr la eficiencia organizacional, a través del análisis de los elementos de diseño organizacional y las experiencias de empresas establecidas en diversos lugares del mundo.
Palabras clave: Diseño organizacional, Eficiencia, Procesos, Responsabilidad
From a business perspective, when looking for success, managers generally focus on the analysis of issues related to leadership, technology and strategies, without paying attention to organizational design to achieve its objectives.
The exceptional results of efficient managers are not the result of a coincidence, but a proper organization, allocation of resources and responsibility to subordinates, and a process of planning structures and systems to operate efficiently and achieve the commitment of people within the organization.
This document describes the contents of a book, which provides managers with the necessary guidance to achieve organizational efficiency, through the analysis of the elements of organizational design and experiences of companies established around the world.
Keywords: Organizational Design, Efficiency, Processes, Responsibility
Una de las mayores preocupaciones de las organizaciones actualesconsiste en identificar las estrategias requeridas para crear estructuras y sistemas, que orienten a los trabajadores a la realización de actividades para hacer más eficientes los procesos y contribuir al logro de los objetivos estratégicos, y, en consecuencia, al incremento de su productividad.
El libro “Las claves de las Organizaciones de alto rendimiento”, cuyo contenido se reseña en este documento, proporciona herramientas clave para el diseño organizacional, enfatizando sobre las estructuras y sistemas a ser implementadas para mejorar la eficiencia y el compromiso de las personas, a través de la gestión de la responsabilidad. Los elementos clave a que hace referencia influyen sobre las decisiones de diseño organizacional y son una herramienta fundamental para los directivos, qué como parte de la organización, buscan asegurar el éxito de la misma.
En los ocho capítulos que conforman el libro, Simons presenta una teoría integrada sobre diseño de organizaciones y alineación de recursos en circunstancias específicas, cuya lectura será de utilidad para directivos, empresarios y emprendedores, además de profesores y público en general.
En el primer capítulo, el autor hace referencia a las decisiones que los directivos deben tomar para agrupar a los individuos y estructurar sus tareas, enfatizando la importancia del diseño organizacional y las tensiones que éste causa en la organización, clasificándolas en tensiones de estrategia y estructura, responsabilidad y adaptabilidad, jerarquía y círculos, e interés propio y éxito de la misión, las cuales requieren ser conciliadas para evitar crisis de liderazgo, autonomía y control, presentes en empresas en crecimiento.
Para el diseño exitoso de una organización se señala la necesidad de clasificar las tensiones referidas por orden de importancia, adoptar principios que lleven a la alineación dinámica de los recursos, e incorporar al diseño los objetivos actuales y la adaptabilidad para el futuro, dada la necesidad de conseguir resultados a corto plazo y garantizar la capacidad de innovar, sin olvidar que el rendimiento y la competitividad son aspectos que dependen claramente de los individuos que conforman la organización, y a quienes en la actualidad se considera colaboradores, que ponen en práctica la estrategia.
A partir de esta idea, en el capítulo 2 se menciona el efecto que las decisiones de un individuo tienen en la asignación de los recursos, la manera de compartir la información y la probabilidad de lograr los objetivos organizacionales, adentrándose a la definición de diseño organizacional como un “sistema formal de responsabilidades que define posiciones claves … y legitima el derecho a definir objetivos, recibir información e influir en el trabajo de los demás” (p. 27) y al marco de trabajo idóneo para el diseño de una organización en constante cambio y evolución, que tome en cuenta su posición ante la competencia, los mecanismos para innovación de sus productos y servicios, y los valores de la organización, entre otros elementos, para crear valor para sus clientes.
En este sentido, en el tercer capítulo Simons explica que la preparación del diseño de una organización implica enfocarse al cliente, determinando quien es el cliente más importante, así como configurar los sistemas y estructuras de tal manera que se garantice que la empresa otorgue un valor superior a esas personas o grupos a quienes presta sus servicios. Se otorga también una importancia fundamental a la tecnología de la información, en función de los grandes avances tecnológicos que posibilitan los controles financieros y la integración cliente-proveedor, y favorecen la capacidad de respuesta a los consumidores.
Para garantizar una mayor eficiencia e integridad financiera, el autor propone que en el diseño de la organización se busque asegurarse que los sistemas de tecnología de la información sean los adecuados para soportar la estructura de la organización que se está diseñando.
El cuarto capítulo se centra en el diseño de los sistemas de responsabilidad, describiendo su ámbito como un proceso de negociación a través del cual se determina hasta qué punto un directivo es capaz de renunciar a ciertas cosas para lograr el rendimiento deseado, superando la resistencia implícita en todo proceso de valoración; y advierte acerca de los riesgos de incrementar la responsabilidad empujando la toma de decisiones hacia los empleados, en función de la centralización de la información provocada por el uso de la tecnología, para lo cual sugiere designar el ámbito de responsabilidad de cada unidad y de la posiciones directivas a partir de la estrategia y los niveles de cambio deseados.
El capítulo cinco inicia con un cuestionamiento acerca la manera en que la estructura de una organización facilita o impide la interacción humana, incorporando las redes interactivas al diseño de una organización, en tanto que son estructuras y sistemas que conducen a los individuos a pensar de manera más creativa, estimulándolos para recolectar información e influir en las decisiones de otros. Uno de los puntos fundamentales de este capítulo corresponde al señalamiento que Simons hace acerca de la necesidad de los individuos de comunicarse efectivamente, creando alianzas y gestionando el conflicto, con la finalidad de que las redes interactivas sean productivas y contribuyan a un mejor funcionamiento de la organización.
En el sexto capítulo, el autor trata la última etapa del diseño organizacional adentrándose al tema de la responsabilidad compartida, mediante el abordaje de normas de grupo, liderazgo y responsabilidad, que si bien refiere no son parte del diseño de una organización, son variables que deben analizarse, ya que los directivos determinan la manera como desean que actúen los individuos dentro de la organización y en función de ello, deben darse a la tarea de crear las condiciones para asegurar dicha actuación, concluyendo con una hipótesis relacionada con la capacidad de las personas para amoldarse y encajar con las estrategias y diseños.
Los capítulos siete y ocho son destinados por Simons para hacer la presentación de casos que ilustran los elementos impulsores del diseño organizacional en empresas establecidas en diferentes partes alrededor del mundo y en diferentes épocas, y un marco de trabajo para aplicación de la teoría y los principios de diseño, con la finalidad de que sean un ejemplo de alineación de recursos en circunstancias específicas para garantizar la aplicación efectiva de la estrategia organizacional.
Para efectos de comprobación del éxito en el diseño de una organización, el autor refiere tres casos de empresas muy rentables, con expectativas de rendimiento elevado y que han logrado además un equilibrio en su entorno: Mary Kay Inc., Johnson & Johnson y General Electric. En la primera de ellas, una empresa de cosméticos vendidos a través de consultoras de belleza independientes se refiere un ámbito de control reducido (escasos recursos directos) y un ámbito de apoyo amplio, manifestado a través de las herramientas de formación y capacitación que la empresa brinda a sus consultoras independientes, así como un equilibrio en el reconocimiento y recompensas financieras para fomentar el éxito.
En lo que respecta a Johnson & Johnson, se hace mención de su organización en compañías independientes, libres para elegir su propia estructura organizacional dentro de mercados únicos con clientes principales, basándose en el fundamento de responsabilidad con los demás y la posibilidad de acudir por ayuda, dejando en claro un ámbito de apoyo amplio.
Por último, General Electric posee una estructura centralizada organizada en sectores que operan bajo estándares globales de excelencia. Su ámbito de control es reducido, en tanto que su ámbito de responsabilidad es mayor en función de la importancia de las responsabilidades que sus directivos promueven.
Estas tres compañías, refiere el autor, dan un importante mensaje acerca de la relevancia de utilizar los elementos del diseño organizacional para alinear los ámbitos de control, responsabilidad, influencia y apoyo, conceden importancia a los individuos y a la sociedad, y reconocen que el diseño organizacional es una herramienta fundamental para equilibrar los recursos de tal forma que se garantice la puesta en práctica de las estrategias empresariales, legitimando el derecho a recibir información e influir en el trabajo de los demás, al ser un sistema de responsabilidad formal que determina posiciones clave dentro de una organización.
La lectura de esta obra proporciona al lector una visión más amplia acerca de la manera en que una organización necesita estar estructurada, y sobre los sistemas y estrategias indispensables para mejorar la eficiencia y compromiso de las personas en ella, logrando los niveles de rentabilidad deseados y la generación de un alto rendimiento.
Se destaca quepara el diseño efectivo de una organización que potencie un rendimiento duradero, se requiere la aplicación de principios de acción clave que contemplen la definición de clientemás importante y la organización de los recursos para servirlo, el diseño de elementos impulsores de ajuste simultáneo para garantizar la puesta en práctica de la estrategia, y equilibrio de los ámbitos de control, responsabilidad, influencia y apoyo, es decir, se precisa conocer el entorno para el cual se está diseñando la organización y en el que competirá, así como las estrategias de negocio que serán utilizadas, poniendo énfasis en la interacción de las personas y su contribución al logro de los objetivos de la empresa.
El contenido de este libro es de utilidad no únicamente para directivos de empresas, sino también para docentes y estudiantes de diversas disciplinas, en función de que el análisis de los temas abordados permite al lector comprender la importancia del diseño organizacional para poner en práctica la estrategia de una organización y la necesidad de considerar al elemento humano y sus interacciones, como uno de los más valiosos para lograr la eficiencia en los procesos y elevar la competitividad.
Simons, R. (2006). Las Claves de las Organizaciones de Alto Rendimiento: Diseño organizativo y sistemas de control para mejorar la eficiencia y el compromiso de las personas. Barcelona: Ediciones Deusto.
[a] 2Escuela Superior de Tizayuca, Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo
Tizayuca, Hidalgo, 43800, México
siempresilvia.sil@gmail.com, elbam@uaeh.edu.mx
[b] Licenciatura en Gestión Tecnológica, Escuela Superior de Tizayuca, Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo