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Technological Diagram Turtle (TDT) es una herramienta propuesta que servirá para identificar de una manera metodológica la claridad de un proceso estratégico con atributos cimentados en un valor agregado, y un alto conocimiento operativo, desde una perspectiva tecnológica, es integrado y dirigido hacia un proceso de auditoría tecnológica ejecutado dentro de una organización, ya sea desde un agente interno o externo a la empresa.
El principal objetivo de esta herramienta de análisis es esquematizar la evaluación tecnológica de una unidad funcional desde la planificación estratégica para la identificación de necesidades y principales fortalezas de la productividad empresarial, a partir de los recursos tecnológicos que dispone una estación de trabajo dentro de la organización.
Palabras clave: Auditoría tecnológica, diagrama de tortuga, procesos, gestión.
Technological Diagram Turtle (TDT) is a proposed tool that will serve to identify a methodological way the clarity of a strategic process with attributes based on an aggregate value, and a high operational knowledge, from a technological perspective, is integrated and directed towards a technological audit process executed within an organization, either from an internal or external to the company agent.
The main objective of this tool of analysis is to outlining the technological evaluation of a functional unit from the strategic planning for the identification of needs and main strengths of business productivity, from the technological resources that provides a workstation within the Organization.
Keywords: Technological audit; Technological Diagram Turtle, process, management.
Para lograr desarrollar un herramienta capaz de servir como apoyo en la realización de las auditorías tecnológicas, es necesario partir desde el concepto y la definición de auditoría tecnológica, la cual de acuerdo con Solleiro y Castañón (2008), es un proceso que tiene como objetivo registrar y evaluar, sistemática y periódicamente, el potencial tecnológico de una empresa, de tal forma que se garantice que tecnología sea utilizada en forma eficiente para el logro de los objetivos organizacionales, por otro lado Fantin (2016), la define como aquella herramienta que permite identificar y analizar las exigencias, necesidades, puntos de mejora, y fortalezas de una organización, por ende se logra establecer que el principal objetivo de este tipo de auditorías es averiguar a través del estudio y el diagnóstico de la empresa, las necesidades primordiales que tiene la organización en cuanto a características y elementos tecnológicos, para evaluar la optimización de los recursos tecnológicos disponibles, y posteriormente establecer cuáles son las tecnologías apropiadas para la mejor funcionalidad, y la satisfacción de la empresa en cuanto a su entorno productivo.
La auditoría tecnológica es un herramienta que aplicada correctamente permitirá a las empresas con base tecnológica, diagnosticar la estabilidad entre el uso de la tecnología y la estrategia de negocios; esto les permite conocer cuáles son sus áreas de oportunidad, en cuanto a las características y elementos tecnológicos (Erosa & Arroyo, 2007). Por otro lado, también servirá de metodología que tendrá por objetivo, funcionar como un marco referencial para ejecutar planes de acción de una manera ordenada y sistematizada, sin omitir algún punto relevante de dicha actividad(Garzon Gaitan, 2001).La metodología que es aplicada en la auditoría tecnológica cumple con la función de que el auditor pueda identificar fácilmente aquellos aspectos correspondiente a la información de carácter tecnológico de una empresa; como evidencias, hallazgos, situaciones y observaciones, así mismo después de hacer todo el registro de información, posteriormente se debe realizar un seguimiento pertinente a través de exámenes y evaluaciones(Franklin, 2007), por lo cual en el desarrollo del presente trabajo se presenta una innovación en los diagramas de tortuga, el cual permite realizar auditorías con base en la interacción en procesos, para que de esta forma el diagrama puede ser utilizado en auditorías tecnológicas y permita al auditor identificar puntos de mejora.
|Una vez que se ha comprendido el verdadero concepto y valor de una auditoria tecnológica, es necesario establecer los pormenores que debe de cumplir el proceso de auditoría, para lo cual primeramente la auditoría tecnológica debe responder algunas de las siguientes preguntas (Alvarez & Rivera, 2006):
En segundo lugar el proceso de auditoría debe de considerar el trabajo del auditor, por lo cual es muy importante que la persona tenga el conocimiento, las habilidades y la experiencia laboral en una posición técnica, gerencial o profesional que involucra el ejercicio de criterio, resolución de problemas y comunicación con otro personal gerencial o profesional, clientes y otras partes interesadas, también es importante que la formación como auditor, contribuya al manejo del proceso de auditoría tecnológica.
El tercer punto, es el alcance de la auditoria, el cual se puede definir como la especificación de las actividades concretas de la empresa que serán auditadas. El alcance puede definirse por áreas de trabajo, procesos, actividades, requisitos del sistema. Tener identificado el alcance de la auditoría es un requisito fundamental para poder especificar el detalle al que se va a entrar en la misma. Al definir el alcance de una auditoría se deberá tener en cuenta el tipo de instalación que se pretende auditar, los elementos de la misma que se van a estudiar y la profundidad con que se debe realizar la auditoría (Luna, 2003).
Por último, y conforme la serie de normas internacionales ISO 19011, se debe enfatizar la importancia de las auditorías como una herramienta de la dirección, para hacer el seguimiento y verificar la implementación del sistema de gestión de la calidad, ambiental o tecnológica. Las auditoria debe ser una herramienta que orienta en el momento de la realización, por lo cual tienen que ser flexibles y adaptativa a cada caso(19011:2011, 2011).
Una forma de conocer el grado en que una tecnología aporta a la sostenibilidad de la estrategia de una organización, es desarrollar en ella un proceso de auditoría tecnológica, o visto desde otra perspectiva, se debe asegurar que la planeación estratégica éste enlazada con la planeación tecnológica, como forma de asegurar que las decisiones tecnológicas realmente tengan un impacto hacia el desarrollo de la misión y los objetivos generales de una empresa.
La auditoría tecnológica es un tipo de asistencia que aporta un análisis de situación global de la organización y permite posicionar a una empresa en cuanto al uso efectivo que hace de las potencialidades disponibles en materia tecnológica, y definir los objetivos en materia de competitividad (Garzon Gaitan, 2001). Por lo tanto, una auditoria tecnológica es una revisión a los siguientes aspectos:
Una vez definidas las estrategias que integran a las auditorías tecnológicas, se puede mencionar su clasificación, la cual es dividida en dos tipos: internas y externas.
Las auditorías internas, algunas veces llamadas auditorías por primera parte, son realizadas por la propia organización o en nombre de ésta, para revisión por la dirección y otros propósitos internos, y pueden formar la base de una auto-declaración de conformidad por parte de la organización. Desde una perspectiva tecnológica las auditorías internas ayudan a aprovechar todos los conocimientos y tecnologías con las que cuenta la empresa en cada una de sus áreas, dando como resultado una retroalimentación de sus capacidades tecnológicas, detectando las principales deficiencias en los recursos tecnológicos de la empresa, y así poder implementar mejores procesos especializados para obtener resultados óptimos(Martínez Díaz & Armenteros, 2006).
Las auditorías externas incluyen las que se denominan generalmente auditorías de segunda y tercera parte. Las auditorías de segunda parte las realizan aquellos que tienen interés en la organización, por ejemplo, los clientes, u otras personas en su nombre. Las auditorías de tercera parte las realizan organizaciones auditoras externas e independientes, como por ejemplo las que ofrecen registro o certificación de conformidad con los requisitos de la ISO 9001 e ISO 14001, en cuestión de las empresas de base tecnológica se cuenta con la “Normativa sobre empresas de base tecnológica y de servicios tecnológicos proveniente de la Universidad Politécnica de Madrid” que nos da pauta de la evaluación de este tipo de empresas.
El objetivo que persigue una auditoría deberá estar definido por el cliente, así como el alcance y los criterios de la misma y con ayuda del líder del equipo auditor, de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría(Amador Sotomayor, 2008). Estos definen lo que se va a lograr para dirigir la planeación y realización con dicha auditoría, los cuales pueden incluir la determinación del grado de conformidad del sistema de gestión del auditado, o partes de él, con los criterios de la auditoría, la evaluación de la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento con los requisitos reglamentarios y contractuales, el evaluar la eficacia del sistema de gestión para cumplir los objetivos especificados, o identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión. Aplicando todo lo anterior, en las empresas de base tecnológica se da la prioridad de orientar el objetivo hacia las mejoras del aprovechamiento de los recursos y las capacidades tecnológicas con los que se cuenta en un determinado momento, y establecer estándares más estrictos y gestionados mediante la tecnología al momento ejecutar el proceso de auditoría.
Todos estos aspectos antes mencionados se pueden basar en las prioridades de la dirección, las intenciones comerciales, los requisitos del sistema de gestión, los requisitos reglamentarios o contractuales, la necesidad de evaluación de proveedores, los requisitos de los clientes, las necesidades de las partes interesadas y los riesgos potenciales para la organización.
El alcance de la auditoría describe la extensión y límites de la auditoría en términos de localización física, unidades organizacionales, actividades y procesos por auditar, y el período de tiempo cubierto por la auditoría (19011:2011, 2011).
Los criterios pueden incluir las políticas, procedimientos, normas, leyes y regulaciones, requisitos del sistema de gestión, requisitos contractuales o códigos de conducta del sector industrial/comercial, estás pueden estar influenciadas por el alcance, el objetivo y la duración de cada auditoría por ejecutar, la frecuencia de las auditorías por efectuar, el tamaño, naturaleza y complejidad de la organización auditada, el número, importancia, complejidad, similitud y ubicación de las actividades por auditar, las normas, requisitos reglamentarios y contractuales y otros criterios de auditoría, la necesidad de acreditación o certificación/registro, los resultados de las auditorías previas o una revisión del programa de auditoría previo, los aspectos lingüísticos, culturales y sociales, las preocupaciones de las partes interesadas y los cambios significativos para una organización o sus operaciones(Gaitán, 2016).
Al hablar acerca del seguimiento y revisión de los programas de auditoría se debe revisar a intervalos apropiados, para evaluar la certeza de que sus objetivos se han cumplido y para identificar oportunidades de mejora. El seguimiento se debería llevar a cabo utilizando indicadores de desempeño que midan, por ejemplo: la capacidad de los equipos auditores para implementar el plan de auditoría, la conformidad con los programas y cronogramas de la auditoría, la retroalimentación de los clientes de la auditoría, de los auditados y de los auditores y el tiempo empleado para cerrar las acciones correctivas del programa de auditoría.
También cabe mencionar que en el momento de realizar el proceso de revisión del programa de auditoría se deben considerar aspectos como los resultados y tendencias del seguimiento, la conformidad con los procedimientos, la evolución de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, los registros de auditoría, las prácticas de auditoría alternativas o nuevas y la coherencia entre los equipos de auditoría (Molina, 2001)
Los resultados de las revisiones del programa de auditoría pueden conducir a acciones correctivas o preventivas y a la mejora del programa de auditoría
Dentro de la parte práctica de una auditoría tecnológica, el diagnóstico y la revisión se efectúa mediante una serie de herramientas que pueden variar conforme el grado de madurez de la organización, de tal forma que entre las herramientas más utilizadas se encuentren, listas de verificación, diagramas a polo y diagramas de tortugas, estos últimos siendo una de las herramientas más importantes y las que serán desglosadas a continuación.
El diagrama de Tortuga es un esquema que precisamente adopta la forma de este animal por su estructura, por lo cual, dispone de un cuerpo, cuatro patas, una cabeza y una cola. En el cuerpo se representan los procesos y sus transformaciones, en las patas están formadas por interrogantes claves que se deben de hacer: ¿Con qué?, ¿Cuáles son los requerimientos?, ¿Cómo emplear los recursos?, es decir el método, ¿Con quiénes voy a hacer lo que se necesita?, y finalmente ¿Cómo voy a medir esas acciones?, es decir cuáles son los indicadores que se utilizaran(Salinas Torres, 2010).
Por lo tanto, dentro de los elementos estructurales del diagrama se encontrarán la cabeza, que alude a los elementos de entrada del proceso en cuestión y finalmente la cola es el final, es decir cuáles son los resultados que surgen de esos elementos de entrada una vez que han sido procesados.
Aplicado de manera sistemática y ordenada, este tipo de diagrama permite identificar y definir con precisión cada una de las partes. En ocasiones, y para sorpresa de muchos, identificar y precisar con claridad un proceso es más complejo de lo que supone. También saber dónde comienza y dónde termina, es decir sus límites, pueden resultar confusos. La aplicación y la elaboración acabada de un diagrama de este tipo “obliga” a preguntar cuáles son exactamente todos los ingredientes o elementos que necesitamos para llevar a cabo una determinada acción. Hacerlo de manera planificada y anticipada, ahorra muchas ineficiencias, además de varios dolores de cabeza.
Para poder construir un buen diagrama de Tortuga se deben identificar exactamente el proceso, identificar y definir los elementos de entrada, esto incluye desde infraestructura, hasta recursos humanos, pasando por compromiso o involucramiento de otros sectores(Amina Madera, 2015).
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Una vez que se ha definido las características y los elementos que identifica y analiza el diagrama de tortuga,se realizará una propuesta de intervención que modifica esta herramienta a partir de sus principios básicos como lo son sus conceptos clave, esta implementación es diseñada mediante el análisis de los procesos generales de una organización, pero orientada hacia un enfoque tecnológico , que permita evaluar el proceso de auditoría relacionada con la identificación de las potencialidades tecnológicas de una empresa. A continuación, se presenta la propuesta mencionada.
Esta herramienta servirá para identificar de una manera metodológica la claridad de un proceso estratégico con atributos cimentados en un valor agregado, y un alto conocimiento operativo, desde una perspectiva tecnológica, es integrado y dirigido hacia un proceso de auditoría tecnológica ejecutado dentro de una organización, ya sea desde un agente interno o externo a la empresa.
El principal objetivo de esta herramienta de análisis es esquematizar la evaluación tecnológica de una unidad funcional desde la planificación estratégica para la identificación de necesidades y principales fortalezas de la productividad empresarial, a partir de los recursos tecnológicos que dispone una estación de trabajo dentro de la organización.
El alcance de esta herramienta de análisis y evaluación tecnológica necesariamente tiene que impactar a toda la estructura organizacional de la empresa, estudiando los aspectos relacionados a la tecnología desde procesos gerenciales, administrativos y operativos que sostengan ventajas competitivas de una compañía.
Dentro de la elaboración del diagrama de tortuga se respeta la estructura original del esquema a partir de las partes de este animal representativo, como ya se ha definido anteriormente. Así mismo no existe una modificación en las interrogantes que estructuran y definen el análisis y la identificación de los procesos en general, sin embargo, es en este punto en donde el impacto de nuestra propuesta de intervención adquiere un sentido meramente dirigido a la auditoría tecnológica, en el preciso momento de definir los conceptos clave, que son los principales detectores del funcionamiento de los procesos tecnológicos de una empresa.
A continuación, se presenta la descripción de las interrogantes y sus conceptos clave, con base a un panorama tecnológico en la evaluación de procesos y que serán representados en la figura 2 como la propuesta para el uso de la herramienta.
Una vez definidos los conceptos claves, relativos al proceso de auditoría tecnológica, y sus principales necesidades de funcionamiento en una organización se presenta la esquematización modificada del TDT.
Elaboración propia.
Una auditoría tecnológica ayuda a encontrar oportunidad desde mejora e innovación, pero siempre debe de estar relacionada con un sistema de gestión por procesos, porque las tecnologías no deben incorporarse para automatizar maneras equivocadas o ineficientes de hacer las cosas(Thompson Jr, Strickland III, & Gamble , 2008). La incorporación de tecnologías debe verse siempre como una oportunidad para mejorar, pero no la única, cabe mencionar que una auditora tecnológica además de identificar y analizar las cuestiones tecnológicas de una empresa, también sirve como una herramienta de retroalimentación ya que conforme a los resultados, la organizaciones deben de tener un seguimiento para poder seguir incrementando sus capacidades tecnológicas, y tener un círculo de mejora continua en cuanto a su eficiencia productiva, y su competitividad interna y externa.
Dentro de las empresas es importante establecer una gestión para alcanzar un control óptimo acerca de los recursos disponibles de la organización (tangibles e intangibles), y su capacidad de función dentro de las cuestiones productivas de la compañía, en la actualidad se sabe que uno de los principales objetivos que la industria trata de alcanzar constantemente es la implementación de una base tecnológica dentro de sus procesos administrativos y operativos o en sus productos y/o servicios, con la intención de generar mayores ventajas competitivas(Mintzberg & Quinn, 2007). Ahora bien una vez que se ha abierto este panorama de la tecnología relacionada a el sentido productivo y competitivo de las organizaciones, uno de las principales prácticas que le permiten a las empresas conocer acerca de sus fortalezas y sobre el análisis de sus recursos tecnológicos existentes, y de las posibles adquisiciones de tecnología para mejorar le eficiencia de la organización es la auditoria tecnológica , ya que esta actividad como se ha estudiado en este proyecto, permite identificar aquellos aspectos relacionados a la tecnología y su funcionalidad dentro de una compañía, a través de un diagnóstico.
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Thompson Jr, A., Strickland III, A., & Gamble , J. (2008). Administración Estrategica (teorias y casos). McGraw-Hill Internamericana.
[a] Alumnos de la Licenciatura en Gestión Tecnológica.
[b] Escuela Superior de Tizayuca, Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo, Tizayuca, Hidalgo, 43800, México
Correo de Correspondencia: cristopher_antonio@hotmail.com, maribel_gonzalez4257@uaeh.edu.mx