Reconocer la importancia que tiene el contar con un sistema de información sobre la administración en la educación para generar datos confiables, válidos, oportunos y precisos que permitan apoyar la toma de decisiones, es una necesidad ineludible en nuestro contexto educativo actual; por lo que es importante destacar que la utilidad de las herramientas informáticas y su implementación dentro de los centros escolares permite optimizar elementos y recursos al efectuar en tiempo, forma y de manera más productiva y eficiente una labor que requería de tiempo, altos costos y esfuerzo físico y mental.
La dinámica social y el crecimiento tecnológico, han permitido que las instituciones educativas apliquen los medios y recursos a su alcance para contar con sistemas de información oportuna, que permita definir los indicadores escolares, racionalizar los procesos, diseñar y supervisar el grado de avance de líneas de acción, métodos, técnicas y estrategias, usar eficientemente los recursos y observar los cambios que enfrentamos en nuestro contexto situacional para la adecuada toma de decisiones.
Para todos los involucrados en la educación es necesario considerar la información anteriormente mencionada, con el fin de contar con elementos de juicio que nos permita sustentar o modificar una propuesta de plan de acción que nos permita alcanzar la misión, la visión y los objetivos establecidos en la propia institución.
Palabras clave: : información, educación, sistemas de información, recursos educativos, estructura, administración de la educación, fortalezas, debilidades, indicadores comunes, confiabilidad, desarrollo, toma de decisiones, líneas de acción, eficacia, eficiencia, planes, programas, políticas, ejes estratégicos.
Recognize the importance of having a system of information management in education to generate reliable, valid, timely and accurate data to support decision-making, is an absolute necessity in our current educational context; so it is important to note that the usefulness of the tools and their implementation within schools optimizes elements and resources to perform in time, form and more productive and efficient work that required time, high costs and effort physical and mental.
Social dynamics and technological growth allowed educational institutions to implement the means and resources at their disposal to have timely information systems, to define the school indicators, streamline processes, design and supervise the progress of lines action, methods, techniques and strategies to use resources efficiently and observe the changes we face in our situational context for appropriate decision making.
To everyone involved in education is necessary to have the above information, in order to have evidence that allows us to sustain or modify a proposed plan of action to enable us to achieve the mission, vision and objectives set in the institution.
Keywords: information, education, information systems, educational resources, structure, educational administration, strengths, weaknesses, common indicators, reliability, development, decision-making, lines of action, effectiveness, efficiency, plans, programs, policies, strategic priorities
En el ámbito educativo los enfoques utilizados en cuanto a sistemas de información son diversos; entre ellos existen múltiples ventajas y en algunos casos, algunas desventajas; no obstante, sólo unos cuantos de los sistemas de administración de información utilizados han focalizado sus esfuerzos en optimizar los recursos educativos con los que se cuenta, puesto que es más representativa la administración de recursos humanos; sin embargo, en la educación actual, uno de los grandes retos es precisamente reducir costos que impactan negativamente en las necesidades de la institución y que conllevan a un crecimiento de necesidades que inciden en la calidad educativa.
Se vuelve imperativo que en aquellas instituciones en las que evidentemente se han olvidado de la importancia de la administración de recursos humanos, solucionen el problema que se enfrenta mediante la implantación de un sistema de información sobre la administración de la educación en la dinámica de uso de los recursos educativos con los que una institución cuenta; es imprescindible el cuidado de los recursos, su asignación debe ser óptima y cuidadosa y el control operacional del proceso debe estar a cargo de personas comprometidas y con la capacidad de atender la problemática.
Si consideramos a la entidad educativa como una estructura debidamente organizada, en la cual, la toma de decisiones se aplica a gran escala, en las diversas áreas existentes dentro de ella; se vuelve prioritario identificar los requerimientos que deben tener los sistemas de información sobre la administración de la educación, puesto que cada área funciona de manera distinta, por lo que el nivel de atención variará en función de los análisis realizados a partir de la información conocida.
Los sistemas de información sobre la administración de la educación, permiten medir lo valioso, reconocer las fortalezas y debilidades que tiene un centro escolar, compararlo con otros planteles, identificar indicadores comunes que midan lo mismo con un alto grado de confiabilidad, los cuales puedan ser leídos e interpretados con base en el grado de desarrollo y la evolución tanto de los sistemas como de las instituciones.
En nuestro contexto institucional actual, la información es la base de la toma de decisiones, la parte que permite la planificación sobre la cual se sustentan las líneas de acción y la evaluación que permite conocer el estatus de nuestro sistema educativo, por lo que la información ocupa un lugar privilegiado en todos los niveles, en virtud de que a partir de ésta, todos los actores e involucrados pueden conocer elementos valiosos acerca de su eficacia y eficiencia, tanto interna como externa; su funcionamiento académico, pedagógico e institucional, su nivel de rendimiento, sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas; pero sobre todo, sus necesidades latentes; a partir de las cuales se pueden proponer diversos planes, políticas o programas que orienten y encaucen las acciones de los diversos participantes, con el fin de proponer alternativas de solución al respecto (UNESCO, 2014).
Los sistemas de información forman parte de los ejes estratégicos de los planes institucionales; recordemos que a través de éstos, las instituciones responden a los retos actuales y futuros adoptando un enfoque integral en materia de planeación, organización, dirección, evaluación y gestión de la calidad; el cual permite establecer mecanismos efectivos para la toma de decisiones a fin de lograr una mejor articulación con la estructura de organización académica y administrativa, así como la vinculación con el entorno local, regional, nacional e internacional; retos complejos, que requieren de información oportuna, útil y confiable para realizar la planeación y evaluación en las diferentes áreas del centro escolar, así como fortalecer los procesos para la formulación de los programas de desarrollo institucional.
La definición de los objetivos en cualquier institución exige la selección de estrategias y métodos adecuados; considerar las decisiones políticas, las cuales se basan en los datos que arrojan los sistemas de información, asimismo considerar las estadísticas obtenidas de los datos cuantitativos y en encuestas específicas; sin embargo, es necesario actualizar constantemente la información con la que se cuenta, con el fin de tomar decisiones pertinentes, precisas y objetivas.
La reforma de los modelos educativos requiere enfrentar una serie de cambios y transformaciones científicas y tecnológicas; obviamente la situación no es fácil; y sería más complicado alcanzar objetivos y metas si no existieran sistemas de información adecuados para sustentar la toma de decisiones razonable en las diversas áreas que existen en el entorno educativo.
Los retos y exigencias en materia educativa, exigen la implementación de sistemas de información de administración de la educación tanto en materia de recursos materiales, como en materia de elemento humano; puesto que la intención es vincular los diversos elementos que existen en los planteles educativos, con el fin de orientar los esfuerzos y recursos hacia la consecución de fines y objetivos que permitan alcanzar la tan ansiada calidad educativa. Con el surgimiento de los sistemas de información, se acentuó la importancia de la toma de decisiones. Los centros educativos son sistemas conformados por elementos humanos, materiales y técnicos; siendo este último el que determina la planeación y la organización en el centro educativo.
Los servicios de información en la administración de la educación en las diversas instituciones, forma parte esencial de la infraestructura para la gestión del conocimiento, ya que el sistema suministra información relevante, impulsa la generación del conocimiento para la búsqueda de soluciones a los problemas que enfrentan las organizaciones, permite analizar el impacto sobre los resultados de las empresas e influyen en el comportamiento de los individuos ante la información. La gestión de la información se vincula con la generación y la aplicación de estrategias, el establecimiento de políticas, así como con el desarrollo de una cultura organizacional y social dirigida al uso racional y eficiente de la información en función de los objetivos y metas de los centro escolares en materia de desempeño y de calidad.
Por otra parte, es necesario precisar las necesidades y fuentes de información del sistema, mismas que pueden reconocerse utilizando fuentes de información primarias o de primera mano, que permitan identificar adecuadamente las mismas; razón por la cual, los formatos deben ser acordes a lo que se desea medir y atender aspectos objetivos y medibles que permitan relacionar las variables que se pretenden analizar.
La información obtenida a partir de los instrumentos de recolección de datos utilizados, permite reforzar los elementos organizacionales, administrativos, académicos y tecnológicos que constituyen el sistema de información en la administración educativa; el impacto que tendrán éstos en el mundo real nos permitirá proponer los cambios pertinentes y necesarios en el proceso educativo actual a partir de medios y recursos plenamente identificados.
Las instituciones educativas soportan su desarrollo organizacional en la adecuada gestión de la información, en dicha gestión existen factores comunes, imprescindibles para la supervivencia y el progreso de cualquier entidad, entre los cuales se identifican la innovación, la capacidad de respuesta, la productividad y la competencia. La gestión de la información busca asegurar que la institución educativa disponga de la información y las capacidades necesarias para su adaptación continua a los cambios internos y externos del contexto situacional; de una correcta gestión de la información y del conocimiento depende, en gran medida, la implementación de la gerencia de la calidad (UNESCO, 2014).
La información se genera a partir del entorno educativo en el cual se produce, su principio fundamental tiene un significado y puede dotar de elementos confiables al que la recibe e implica que, para transformar los datos en información, hay que añadir valor en varios sentidos. La información incluye un proceso, el cual apoya a los centros educativos para afianzar sus líneas de acción.
Uno de los motivos que permite explicar el auge que tiene actualmente un sistema de información en la administración de la educación es la transformación que han sufrido los mecanismos para su procesamiento y obtención; los cuales han revolucionado a tal grado que podemos acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento a dichos sistemas; además, tenemos la garantía de su transparencia y rapidez; lo que antes se hacía en semanas, ahora se puede lograr en segundos, por lo que gestionarla a través de trámites ahora es obsoleto, podemos acceder a ella y bajar los formatos necesarios, sin necesidad de hacer largas filas o efectuar grandes gastos.
La situación actual de los sistemas de información se encuentra sometida a las exigencias crecientes por parte de los actores, participantes e involucrados; lo que los posiciona como instrumentos al servicio del cambio social, económico, académico y cultural; por lo que las demandas sociales que tienen dichos sistemas van en aumento progresivo, proponiendo el replanteamiento de muchos de sus principios administrativos tradicionales.
En la época moderna existen una serie de demandas en torno al sistema educativo, por lo que es importante enfatizar las características tecnológicas para dar respuesta a las necesidades de desarrollo no sólo de las instituciones educativas, sino del país; así como adecuarlas para su funcionamiento viable. Cabe reconocer que los cambios y transformaciones que ha sufrido la administración y el control de sistemas educativos, se han derivado del proceso de actualización en materia de tecnología que es consecuencia de la dinámica social y las actuales reformas.
Es precisamente el sistema de información de la administración en la educación, el que garantiza el cambio de cualquier institución, puesto que a partir del reconocimiento de sus ventajas, desventajas, tendencias, perspectivas, fortalezas, debilidades, áreas de oportunidad y amenazas; que se pueden trazar líneas y planes de acción adecuados a las diversas situaciones y problemáticas detectadas, así como favorecer la toma de decisiones; siempre y cuando se facilite el acceso de los individuos a dicha información y se pueda crear suficiente motivación e interés sobre los aspectos informativos y organizacionales que rigen la institución.
Por lo tanto, durante el proceso de toma de decisiones, la estrategia implica la gestión de información adecuada y actualizada, así como tener en cuenta el sistema de valores y competencias que sostienen la cultura organizacional, por lo que se habla de explicitar compartir conocimientos y valores para que la empresa, de manera integrada y pueda alcanzar niveles de conocimiento organizacional capaces de producir los valores que satisfagan las expectativas de su objetivo social.
Las personas forman parte importante, inseparable y necesaria en cualquier organización, y es a partir de ellas que podemos alcanzar a cumplir la misión, visión y objetivos de la empresa, que son la base y el pilar fundamental que sustenta la planeación estratégica; siendo, efectivamente, el paso que permite tener organizaciones “inteligentes” y un aprendizaje organizacional, que será propicio para garantizar una sociedad satisfecha.
Evidentemente no podemos separar los términos sistemas de la información y sistemas de la organización, pues no se concibe una organización en la que no existan mecanismos que faciliten las vías informativas y enriquecedoras del trabajo y productividad en los individuos que la integran. Para esto se hace necesario que exista un vínculo entre los directivos, los recursos y los procesos en el contexto de la gestión de la calidad garantizan la ubicación en el mercado y la competitividad de cada organización.
Contar con sistemas de información sólidos y confiables contribuye a la transformación y modernización del sector educativo y representan una estrategia dentro de la política de eficiencia trazada a partir de la actual reforma en materia educativa. En las instituciones se trabaja en el fortalecimiento de los flujos de la información y en el desarrollo de la cultura de gestión y análisis de ésta; para conseguirlo, es necesario mantener todas las áreas interconectadas, intercambiando datos e información de manera permanente y asegurando que cada novedad o evento relevante sea conocido oportunamente.
Es cierto que la información es un elemento fundamental para el desarrollo de un centro educativo; no obstante, si o contamos con un sistema apropiado para obtenerla puede resultar ineficaz e insuficiente; por ello, una institución que cuente con una adecuada gestión de información, del conocimiento y de la calidad es considerada una institución de excelencia.
Sin un sistema de información, es imposible ejecutar acciones o administrar recursos; las organizaciones flexibles, ágiles y con mayor capacidad de aprendizaje, en un entorno que varía con rapidez, se presentan las mejores condiciones para el cambio. Sin la gestión de la información no es posible tomar decisiones razonables, así como no es factible trazar las políticas, los programas y diseñar los procesos metodológicos que seguirá la institución (UNESCO, 2014).
La implantación de nuevos sistemas de información en la administración escolar ha generado un renovado interés por el análisis, manejo, interpretación y valoración de los resultados obtenidos a partir de ella; por lo que la información se ha convertido en el foco de atención de propios y extraños, puesto que a partir de ella podemos dimensionar acerca de la posición que ocupa nuestro centro educativo. Como es lógico, valorar los resultados obtenidos a partir de la información que se genera es tan importante como complejo; su principal obstáculo se encuentra en que en diversas ocasiones se concentra no solo información objetiva, sino datos empíricos, en diversas ocasiones no documentados.
Finalmente, puedo indicar que la gestión de la información no sólo se logra con el respeto a los procesos de gestión general, sino a partir de los logros de los equipos colaborativos y los equipos de trabajo, quienes aportan el conocimiento, la experiencia y la inteligencia.
La objetividad de la información es una aspiración irrenunciable en el ámbito educativo, aunque la dificultad para obtenerla en diversas ocasiones está en función de las personas a cargo de ella; la valoración y el juicio que constituyen precisamente el núcleo de la acción operadora de datos, implican la referencia a percepciones distintas de la realidad.
Finalmente, los sistemas de información deben considerar los recursos informativos, las personas que procesan la información y el desarrollo de la inteligencia institucional; con el fin de que los resultados y datos obtenidos arrojen la mayor objetividad posible para fomentar la adecuada toma de decisiones.
UNESCO. (2014). Sistema de información sobre la administración de la educación (EMIS). s.r.
[a] Profesor de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo.