Combinación de correspondencia

Luis A. Gómez-Flores^[a]

Resumen

Con el objetivo de facilitar el proceso de aprendizaje que permite desarrollar las habilidades de lectura y redacción así como del uso de tecnologías de la información el presente ensayo explica de manera breve el uso de la herramienta Combinación de Correspondencia de Word con la cual el usuario adquiere las herramientas necesarias para generar una carta con un solo destinatario y convertirla en un documento con cartas individuales para diversos destinatarios a partir de una lista de contactos.

Palabras clave: Combinación de Correspondencia, Documento Base, Documento Base de Datos, Documento Combinado

Abstract

With the aim of facilitating the learning process that allows the development of reading and writing skills, as well as the use of information technologies, this essay explains the brevity of the use of the tool Combination of word correspondence with which the user acquires the necessary tools to generate a letter with a single recipient and turn it into a document with individual letters for various recipients from a list of contacts.

Keywords: Combination of Correspondence, Base Document, Document Database, Combined Document

Introducción

Cada día las tecnologías de la información nos sorprenden más hasta el punto en donde la gente cree que todo lo puede hacer la computadora, sorprendentemente así es, sin embargo antes de pensar en hackear una supercomputadora, sería razonable tener conocimientos básicos acerca del uso de la computadora, conocimiento como la redacción de una carta y cómo hacer que esa carta pueda tener varios destinatarios mediante campos que se incrustan desde una lista de contactos.

Si bien el pensar en grande nunca está mal, como lo dijo el filósofo Friedrich Nietzsche “Para aprender a volar es necesario aprender primero a estar de pie y caminar y correr y escalar y bailar; uno no puede volar hacia el vuelo.” Aprender lo básico nunca está de sobra ni es innecesario por lo que los conocimientos del presente ensayo ayudan a que el usuario adquiera habilidades que pueden ayudarle a salir de alguna situación en donde la respuesta es más sencilla de lo que pudiera imaginar

La combinación de correspondencia es una herramienta muy útil en el día a día no solo de una secretaria, sino de cientos de personas de diferentes profesiones y oficios pues en el presente ensayo solo se explica su uso para cartas formales pero al leerlo y usar la herramienta el usuario se puede percatar que no solo es para cartas y podrá adaptarlo al uso que mejor le convenga 

Objetivos

Desarrollar una habilidad en el uso de tecnologías de la información que le permita al lector acoplar los conocimientos adquiridos de la herramienta combinación de correspondencia en sus actividades.

El presente ensayo reúne el conocimiento básico del uso de la herramienta combinación de correspondencia

Combinación de Correspondencia

Definición

La combinación de correspondencia de Word es una herramienta que les permite a los usuarios generar una lista de datos de contacto e insertar la información en un documento con la finalidad de generar una carta personalizada para cada miembro de la lista.

La combinación de correspondencia se usa para crear varios documentos a la vez. Estos documentos tienen un diseño, formato, texto y gráficos idénticos. Solo varían secciones específicas del documento, que se personalizan. (Microsoft, 2018)

Resultado Esperado

Al terminar la combinación de correspondencia se obtendrán como resultado 3 archivos.

• Documento Base
• Es el documento original, es la carta que se genera previo a realizar la combinación de Correspondencia
• Documento Base de Datos
• Contendrá la lista de contactos correspondiente a las personas a quienes va dirigida la carta.
• Documento Combinado
• Es el resultado de unir los elementos anteriores, si se realiza correctamente el proceso, el usuario obtendrá un documento que contiene una carta para cada destinatario.

Documento Base

En el presente ensayo se realiza la combinación de correspondencia haciendo uso de una carta formal, la cual tiene los siguientes elementos:

• Lugar y fecha: indican dónde se encuentra la persona.
• Nombre del destinatario
• Saludo: es una forma cortes que funciona como introducción.
• Asunto: el encabezado de la carta, donde se dice al destinatario el motivo de la carta.
• Cuerpo de la carta: es la parte más importante de la misma, donde se aborda el motivo y desarrollo de la carta.
• Despedida: es un pequeño párrafo que va al finalizar la carta, en el cual se sintetiza brevemente la idea principal de la misma, y se cierra la comunicación.
• Firma: nombre del remitente (quien la manda).

Es imprescindible mencionar que desde el momento que se está redactando la carta se deben considerar los espacios en donde se insertarán los campos de la lista de contactos, de igual manera resaltar que los campos pueden insertarse en cualquiera de los  elementos antes mencionados de la carta.

Documento Base de datos

Al generar la lista de contactos nos encontraremos que puede ser tan personalizada como nosotros necesitemos, la lista puede contener nombre, dirección, cargo, teléfono de los destinatarios o agregar nuevos según sea la necesidad del usuario.

Documento Combinado

Una vez realizados el documento base y el documento base de datos se procede a insertar los datos de la lista de contactos en el documento base, obteniendo como resultado un documento que contiene una carta para cada uno de los destinatarios de la lista de contactos.

Uso de la Herramienta Combinación de Correspondencia

Haciendo uso del Software Word, desde su versión 2002 en adelante se cuenta con una herramienta llamada Asistente para combinar correspondencia, dicha herramienta es la que se ocupara a continuación.

El  Asistente para combinar correspondencia se encuentra en

• Microsoft Word 2002
• En el menú Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y, a continuación, en Asistente para combinar correspondencia.
• Microsoft Office Word 2003
• En el menú Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y, a continuación, en Combinar correspondencia.
• Microsoft Office Word 2007
• En la pestaña Correo haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
• Microsoft Office Word 2013
• En la pestaña Correspondencia haga clic en Iniciar combinación de  correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Los siguientes pasos son descritos desde la versión Microsoft Office Word 2013, sin embargo en las versiones anteriores los pasos son muy similares.

Una vez que se ha abierto el Asistente para combinar correspondencia se puede apreciar del lado derecho una asistente que guiará paso a paso durante el uso de la herramienta, la ventana es como la que a continuación se aprecia

Ilustración 1 Ventana Asistente para la combinación de correspondencia

Paso 1 Seleccione el tipo de documento

En el primer paso se le debe de indicar a Microsoft Word en qué tipo de documento se esta trabajando, como se mencionó anteriormente, se trabaja sobre una carta formal. En la ilustración 1 se puede observar que el Asistente realiza la pregunta ¿En qué tipo de documento está trabajando?, se selecciona la opción Carta, cabe resaltar que al llegar a este punto implica que el usuario ya tiene redactada su Documento Base y se encuentra guardado en una ubicación fácil de encontrar como documentos o escritorio.

Paso 2 Seleccione el documento inicial

Como se mencionó anteriormente, para este punto el usuario ya tiene su carta formal redactada por lo cual, como se muestra en la ilustración 2, el usuario selecciona la opción Utilizar el documento actual y da clic en siguiente

Paso 3 Seleccione los destinatarios

En este punto el usuario va a generar la lista de contactos con los datos que posteriormente serán incrustados en la carta formal para generar la combinación de correspondencia, como se muestra en la ilustración 3 se selecciona Escribir una nueva Lista y posteriormente clic en Crear.

Al dar clic en crear el usuario visualiza un cuadro de dialogo similar al de la ilustración 4 en donde se le permite personalizar los campos de cada contacto dependiendo del uso de la carta

El usuario presiona el botón Personalizar columnas ubicado en la parte inferior del cuadro de dialogo de la ilustración 4 para visualizar un nuevo cuadro de dialogo que le permite modificar las columnas ya existentes para la lista de contactos.

Como se muestra en la ilustración 5, el usuario hace uso de los botones Agregar, Eliminar y Cambiar nombre para dejar únicamente los campos que va a ocupar del contacto

Una vez que el usuario ha personalizado los datos del contacto se procede a llenar la lista de direcciones, en forma de filas el usuario ingresa uno a uno los datos de los contactos a quienes va dirigida la carta, de manera predeterminada se agrega solo una fila por lo que para agregar una nueva fila se la clic en Nueva Entrada como se muestra en la ilustración 6.

Una vez que el usuario a llenado su lista de contactos y da clic en Aceptar, como se muestra en la ilustración 7, Word le pregunta al usuario mediante un cuadro de dialogo en qué lugar de la computadora va a guardar el documento base de datos, se recomienda guardarlo en un lugar fácil de ubicar como lo puede ser documentos o escritorio, preferentemente en la misma ubicación del documento base.

Una vez guardada la lista de direcciones, el usuario visualiza un nuevo cuadro de dialogo como el de la ilustración 8 en donde puede seleccionar de la lista de destinatarios a quienes si se va a generar la carta o a quienes no se les genera la carta, en caso de que desee generar carta para toda su lista el usuario deja marcadas todas las casillas de verificación y da clic en Aceptar

Una vez realizado lo anterior se termina el paso 3 pues ya se tienen los destinatarios.

Paso 4 Escriba la carta

En este paso el usuario incrustará los datos de la lista de direcciones en la carta, al llegar a este paso el usuario visualiza en el asistente las opciones para incrustar los elementos en la carta como se muestra en la ilustración 9

El usuario da clic con el mouse en el lugar de la carta en donde se incrustara el elemento de la lista de direcciones, posteriormente da clic en el botón más elementos de la ilustración 9, una vez realizado esto, aparece un cuadro de dialogo en donde se muestran los elementos de la lista de direcciones generada previamente, el usuario selecciona la columna a incrustar y da clic en insertar como se muestra en la ilustración 10.

Al dar clic en insertar el campo seleccionado se incrusta en la carta y se visualiza como en la ilustración 11, esto indica que en el siguiente paso ese dato se cambiará por lo registrado en la lista de direcciones, cada vez que el usuario inserte un campo debe dar clic en el botón cerrar para colocar el cursor en la nueva posición en donde se encontrará el campo a insertar.

Una vez que se han incrustado los elementos en la carta se procede al siguiente paso.

Paso 5 Vista previa de las cartas

En este paso el usuario puede visualizar como se queda cada una de las cartas individuales haciendo uso de los botones << >> y realizar cambios en la lista de destinatarios como se muestra en la ilustración 12

Paso 6 Complete la combinación

Una vez que el usuario se encuentra satisfecho con todas sus cartas puede terminar la combinación dando clic en el botón editar cartas individuales como se muestra en la ilustración 13, al dar clic en este botón mediante un cuadro de dialogo Word le pregunta al usuario que registros desea que se combinen, se selecciona Todos y se da clic en Aceptar

Word abrirá un nuevo documento que contiene las cartas individuales, dicho documento es el resultado de la combinación de correspondencia, se recomienda guardar en un lugar fácil de ubicar como lo puede ser documentos o escritorio, preferentemente en la misma ubicación del documento base y documento base de datos.

Conclusiones

La combinación de correspondencia es una herramienta realmente fácil de usar sin embargo en ocasiones los usuarios se llegan a atorar, el presente ensayo da una línea a seguir mediante una serie de pasos que el usuario va siguiendo con la finalidad que no llegue al temido punto en donde se pregunta ¿Y ahora?

El lector debe ser capaz de combinar correspondencia y posteriormente acoplarlo a sus necesidades.

Bibliografía

Microsoft. (2018). Support Office. Obtenido de https://support.office.com/es-es/article/combinar-correspondencia-con-una-hoja-de-c%C3%A1lculo-de-excel-858c7d7f-5cc0-4ba1-9a7b-0a948fa3d7d3

 

^[a] Escuela Preparatoria Número 4, Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo. luisalfredo_gomez@uaeh.edu.mx