Sales & Operations Planning (S&OP), y su integración en la cadena de suministros

Resumen

La Planeación de Ventas y Operaciones (S&OP) tiene como meta el mejorar los beneficios tanto para la empresa como para el cliente, dentro de sus objetivos esta el de balancear la demanda y el suministro que permita asegurar el cumplimiento de los planes estratégicos de la organización basados en la satisfacción del cliente y en el aumento de las utilidades. En el presente articulo se analiza el proceso del S&OP y su contribución en las actividades de la administración de la cadena de suministros, como elemento importante en la sincronización de la demanda, el suministro y el aseguramiento de los objetivos planteados por las diferentes partes involucradas dentro de la misma cadena de suministros.

Palabras clave: Planeación de Ventas y Operaciones, suministro, demanda, plan maestro, partes involucradas.

Abstract

The Sales & Operations Planning (S & OP) aims at the improvement of benefits for both the company and the customer, within its objectives is to balance demand and supply that would ensure compliance with the strategic plans of the organization based in customer satisfaction and increased profits. In this paper we analyze the process of S & OP and its contribution to the activities of the administration of the supply chain, as an important element in the timing of demand, supply and ensuring the goals set by the stakeholders involved in the supply chain.

Keywords: Sales and Operations Planning, supply, demand, master planning, stakeholders.

Introducción

En la actualidad muchas compañías enfrentan diversos retos asociados con mejorar su participación en el mercado, incrementar la lealtad de los clientes y su competitividad de forma global.  Por lo que a lo largo de la cadena de suministros, la empresa debe mejorar su eficiencia y efectividad buscando la integración y sincronización entre la demanda y el suministro.
Dentro de la organización, las funciones de planeación de la demanda y programación de producción deben de estar correctamente integradas con el fin de asegurar el cumplimiento de los requerimientos de bienes y servicios que solicita el cliente. Una de las herramientas que permite conjuntar los requerimientos de la demanda del cliente y la producción es el Sales & Operations Planning  (Planeación de las ventas y operaciones)
El S&OP  se basa en dos funciones principales, la función de demanda y la función de suministro.

Antecedentes de la planeación de ventas y operaciones (S&OP)

El Sales and Operations Planning (S&OP, por sus siglas en ingles) o la planeación de ventas y operaciones, es un proceso que permite desarrollar los planes tácticos para alcanzar una ventaja competitiva en una empresa integrando los planes de marketing y el enfoque al cliente como parte de la administración de la cadena de suministros [1]. Según [6]  el S&OP es un conjunto de procesos de negocio y tecnologías que permiten a la organización responder de forma efectiva a la variabilidad de la demanda y el suministro con la visión de un desempeño optimo en el mercado que permita obtener una cadena de suministros rentable. Es un proceso mensual, el cual provee un monitoreo del desempeño de los planes estratégicos del negocio y a su vez ayuda a asegurar la consistencia entre todas las funciones en la empresa [3].

El proceso del S&OP, surge como una estrategia clave y un enfoque que las compañías exitosas utilizan para responder a la demanda del cliente y mitigar los riesgos que aseguren el correcto suministro [5]. La evolución de los sistemas de planeación de negocios, colocan el inicio del S&OP en los años 80´s  partiendo de los fundamentos de la planeación de la producción, la administración del inventario y el suministro [3]. Sin embargo la en la actualidad este proceso se integra a las practicas colaborativas de la administración de la cadena de suministros.

Objetivos del S&OP

El proceso S&OP se basa en entender las estrategias de negocios y desarrollar planes que permitan integrar un plan estratégico para toda la organización, de manera general los objetivos de este proceso son [2] [4] :

  1. Desarrollar para cada familia de productos a un plan de ventas y una tasa de producción.
  2. Asegurar que los planes sean validados y realistas.
  3. Integrar la manufactura con otras actividades del plan de negocios.
  4. Desarrollar una estrategia que permita “conocer” la demanda.
  5. Eliminar las “decisiones ocultas”.
  6. Alcanzar un consenso bajo un solo plan operativo.

De forma general los objetivos de este proceso, se ubican como una herramienta de prácticas colaborativas o de mejora en la comunicación [2],  que a su vez debe ser integrado con otros objetivos en la organización como los de incrementar la confiabilidad y reducir el tiempo de entrega y el desperdicio, en la tabla 1 se observa una descripción general de los objetivos y de las herramientas utilizadas para cada uno de los fines.
La integración del S&OP con otras herramientas tendrá como objetivo el de sincronizar los factores necesarios para que la compañía pueda alcanzar la excelencia operacional y competitiva [3] [2]. El objetivo del Sales and Operations Planning es alcanzar un consenso en un solo plan que permita integrar los recursos necesarios de materiales, personal, capacidad, tiempo y dinero necesarios para cumplir la demanda del mercado de una manera efectiva y generando utilidades.



Objetivo Herramientas / Técnica aplicadas
Incrementar la confiabilidad
  • Administración de la calidad total
  • Seis Sigma
  • Control Estadístico del proceso
  • Estándares ISO
Reducir el tiempo y el desperdicio
  • Manufactura Esbelta
  • Justo a tiempo
  • Cambios rápidos (SMED)
  • Manufactura celular
Mejorar la coordinación
  • Planeación de recurso de la empresa (ERP)
  • Planeación de operaciones y ventas (S&OP)
  • Programación maestra
  • Kanban

Figura 1. Basado en [2]

Proceso del S&OP

El proceso incluye todas las actividades necesarias para satisfacer los requerimientos del cliente y a su vez cumplir con las expectativas que plantea la organización en cuanto a efectividad y generación de utilidades, en general el S&OP se conforma de tres elementos principales [4][8]:

  1. La administración de la demanda; cuya función principal es reconocer todas las demandas de bienes y servicios que requiere el mercado.
  2. El Programa Maestro de Producción (MPS, por sus siglas en ingles) este es un proceso diseñado para balancear la demanda y el suministro a un nivel de detalle.
  3. El Rough-Cut Capacity Planning (RCCP)  es el proceso para convertir el programa maestro de producción (MPS) en requerimientos para los recursos clave, en este se incluye el tiempo disponible para la fabricación, la maquinaria, el espacio para almacén, la capacidad de los proveedores y en algunos casos el dinero necesario.

El proceso del Sales and Operations Planning, consiste básicamente en generar un plan que integre los aspectos de planeación de  la demanda y del suministro. De acuerdo a APICS [1] la demanda se define como  una necesidad de cierto producto o componente, que puede provenir de varias fuentes, puede tratarse de órdenes de venta o pronósticos, un requisito entre plantas o la solicitud de un almacén de sucursal por una pieza de servicio o la fabricación de otro producto. En el nivel de los bienes terminados, los datos de la demanda suelen ser distintos a los datos de las ventas, ya que la demanda no siempre produce una venta, la demanda también refiere según [2] a los productos que la empresa debe ofrecer, expresados en un orden del cliente, un pronóstico de ventas, una orden de reabastecimiento y otro medio, por el cual se solicita la entrega de un bien o servicio; por otra parte el suministro se define como la actividad que se lleva a cabo para satisfacer las necesidades de consumo de una organización, debiendo ser realizadas en tiempo y forma, el suministro son los recursos disponibles para cubrir la demanda que solicita el cliente, en los que se incluyen los materiales, la mano de obra, la maquinaria, el equipo, el inventario, el espacio de almacenamiento y el dinero[2].
El conjuntar un plan que determine la demanda y el suministro es un proceso complejo ya que involucra el desarrollar un  plan que contemple los aspectos necesarios que den respuesta tanto al cliente como a los recursos necesarios para satisfacerlo [3][7][6].
Una de las claves sobre las mejores prácticas del proceso del S&OP, es el proceso de administración de la demanda [3], este proceso consiste en como menciona Palmatier [3] en dar respuesta a tres preguntas básicas:

  1. ¿Qué es lo que nuestros clientes quieren comprar?
  2. ¿Cómo estamos preparados para vender?
  3. ¿Qué estamos comprometidos a vender?

Estas preguntas tiene relación con los conceptos de volumen y mezcla, elementos que deberá administrara el proceso S&OP, la diferencia según [2] entre volumen y mezcla, es que el volumen refiere a un grupo o familia de productos, mientras que la mezcla refiere a un producto en especifico u orden del cliente. En este sentido, el S&OP administrara el volumen que se requiere satisfacer y el Programa Maestro de Producción (MPS, por sus siglas en ingles) administrara la mezcla de productos y servicios  demandados por el cliente bajo una de producción o de servicio.
De forma general, el esquema de un proceso de Sales and Operaions Planning quedara definido como lo muestra la figura 2.




Figura 2. Proceso S&OP



El proceso del S&OP debe integrar la relación entre los planes de venta y operación, que sirven de guía para la elaboración de la planeación, en donde intervienen las diferentes áreas de la organización desde ventas hasta las áreas de logística y abastecimiento, la planeación de demanda y suministro utiliza diversas herramientas para el pronostico con el fin de dar cierta “certidumbre” en el proceso de toma de decisiones, teniendo como finalidad balancear la demanda y el suministro de forma tal que satisfaga los requerimientos del cliente [7][6][3].

En cuanto a las actividades que se realizan en un proceso S&OP, estas inician por la revisión de la demanda del cliente, en la cual se evalúan los planes de demanda tanto regionales como globales, después se realiza en su caso, la proyección de nuevos productos en donde se evalúan los mismo planes de demanda incluyendo nuevos mercados, posteriormente surgen las actividades de revisión del suministro, en donde se da la revisión a los planes de suministros para la organización, la siguiente actividad desde del suministro, es el balanceo con la demanda y sus repercusiones económicas y financieras en la organización, todas estas son actividades previas a la reunión del S&OP en donde se evalúan el estado actual y se proponen la revisión de los planes para mejorar alguno de los aspectos tanto en la demanda como en el suministro. De manera esquemática, estas actividades y sus procesos se muestran en la tabla 1.



Procesos
Revisión de la demanda Proyección de nuevos productos Revisión del suministro Balanceo de la demanda y el suministro Planeación financiera Reunión ejecutiva S&OP
Actividades
  • Revisión de los planes de demanda regional.
  • Revisión de los planes de demanda global
  • Revisión de los planes de demanda regional.
  • Revisión de los planes de suministro
  • Balance demanda-suministro y sus escenarios
Proyecciones financieras

Tabla 1. Flujo de los procesos y actividades

Retos en el proceso del S"OP

Uno de los principales retos para la organización será el de alinear los objetivos y visiones de todos los procesos en un solo plan integral, tal como lo propone el S&OP. Así las áreas clave de producción / manufactura tendrá que integrar su “visión” de pensamiento lean, es decir, el de minimizar recursos, con la “visión” de satisfacción del cliente o maximización de beneficios.
En la figura 3  se muestra ejemplos de objetivos que deberán alinear los procesos de suministro y demanda, por ejemplo, para el caso de manufactura,  uno de sus objetivos será el de minimizar los niveles de inventarios del suministro con el fin de reducir los costos de almacenamiento, de transporte, entre otros costos relacionados; por  otro lado, desde el punto de vista de ventas, se debe de maximizar la oferta de productos hacia el cliente, lo que en cierta medida seria contrario al objetivo de manufactura de reducir los inventarios, este será entonces un ejemplo claro en donde surge la complejidad en la  sincronización entre la demanda y el suministro que permita garantizar por una parte, la  variedad de productos y por otro la agilidad en la fabricación de los mismos.



Objetivo Manufactura Objetivo
Ventas / Marketing
Minimizar el precio al cliente Maximizar márgenes de ganancia
Minimizar el inventario Maximizar la oferta de productos
Minimizar costos Maximizar el servicio al cliente
Minimizar el tiempo de entrega Maximizar la utilización de recursos

Figura 3. Objetivos entre suministro y demanda.



Otro de los retos importantes en el proceso, es la necesidad de contar con métricas que evalúen la efectividad de los resultados, generalmente estas métricas se asocian a resultados financieros que se evalúan durante la reunión del S&OP, sin embargo dando que se busca integrar a las diferentes partes involucradas (stakeholders) en la organización en la toma de decisiones es importante captar las percepción de estas a través de métricas[10] con el fin de evaluar de forma integral el éxito en la ejecución de los planes estratégicos. Por ejemplo se debe de incluir métricas para manufactura en la que se evalué la efectividad operacional, métricas en logística, en donde se evalué los tiempos de entrega y la disponibilidad de recursos; en general, se deberá considerar los todos los eslabones de la cadena de suministros.

Factores clave del S&OP

Para el éxito durante el proceso del Sales & Operations Management es necesario según  [2][5][4]:

  1. Estructurar la agenda de trabajo, en donde se alinea los planes de demanda, de marketing y ventas con los planes de operación de la cadena de suministros.
  2. Realizar el trabajo previo como apoyo a al reunión del S&OP, debiéndose contar con la información necesaria para el pronostico de la demanda y todos aquellos factores que puedan impactar en la demanda futura incluyendo la promoción de nuevos productos.
  3. Participación de diversos departamentos y funciones, esto implica que el proceso de S&OP necesitara de procesos funcionales en toda la empresa que involucre áreas clave como administración de la demanda, servicio al cliente  y marketing, y del lado del suministro las áreas de manufactura, logística y abastecimiento.
  4. Medición de los proceso, es importante que el proceso del S&OP mida con precisión el pronostico de la demanda, contando con las métricas necesarias para su evaluación y seguimiento.
  5. Soporte tecnológico para la integración de la planeación de la demanda y el suministro, en donde se requiere la implementación de pronósticos de la demanda a través del uso de software que permitan dar cierta certidumbre en la toma de decisiones.
  6.  Integrar la planeación del suministro y la demanda con el fin de asegurar un balance.
  7. Una base del pronóstico sin sesgos  con el fin de conocer el impacto futuro que tendrá la demanda para la operación del negocio.
  8. Utilizar técnicas y herramientas de “tecnología básica” que permitan dar un rápido soporte a los proceso iniciales y posteriormente adoptar herramientas mas sofisticadas para la planeación y programación avanzada que permitan en un futuro optimizar la cadena de suministros.

El S&OP y la administración de la demanda en la cadena de suministros

Una cadena de suministros (SC) es aquella que está formada por todas las partes involucradas de manera directa e indirecta en la satisfacción de una solicitud de un cliente, incluyéndolo a él mismo [9].  De forma similar es definida como, un sistema integrado que sincroniza una serie de procesos de negocio para: adquirir materia prima,   transformar ésta en producto terminado, agregar valor a estos productos, distribuir y promover estos productos a los clientes finales e intercambiar información entre los socios de negocio [11]
Parte importante dentro de las actividades de la cadena de suministros que involucra a las entidades de proveedores, fabricantes y detallistas es la administración de la demanda, que de acuerdo a [7] es la creación a través del mercado del flujo coordinado de la demanda,  siendo soportada por las actividades de pronóstico de ventas y planeación de la demanda.
Al ubicar los procesos del S&OP dentro del marco de referencia de la administración de la cadena de suministros, es posible identificar tanto las partes involucradas como los indicadores que deberán ser evaluados con el fin de alinear los planes y objetivos de todas las partes involucradas en un solo plan, la propuesta plantea la necesidad de integrar la percepción de los eslabones de la cadena de suministros dentro de las acciones planteadas por el proceso de S&OP.
Por una parte determinar las partes involucradas que intervienen en las entradas y las salidas, y posteriormente desarrollar los indicadores que evaluaran la respuesta de la SC, por ultimo se integran las herramientas y técnicas que servirán de ayuda para optimizar estos procesos. De forma esquemática esto se muestra en la tabla 2.



Entradas Proceso Salidas
  • Proyección de nuevos productos
  • Demanda
  • Suministro
  • Resultados financieros
  • Ventas Actuales
  • Mano de obra disponible
  • Objetivos de la dirección
  • Revisión de la demanda
  • Proyección de nuevos productos
  • Revisión del suministro
  • Balanceo de la demanda y el suministro
  • Planeación financiera
  • Reunión Ejecutiva S&OP
  • Sincronización de la demanda, productos y planes financieros.
Partes Involucradas en la SC.
  • Ventas/Marketing, manufactura, abastecimiento, logística y distribución, recursos humanos, finanzas, clientes y proveedores.
Herramientas y técnicas utilizadas Pronostico de demanda.
Pronostico de capacidad.
Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment (CPFR)
Programa de Producción (MPS) Plan de la demanda.
Plan de capacidad.
Ejemplos de indicadores que evalúa en la SC. Desempeño, flexibilidad, confiabilidad, respuesta y costos de la SC

Tabla 2. S&OP integrado en la SC.

Beneficios del S&OP para la cadena de suministros

Entre los principales beneficios podemos mencionar:

  1. Mejor balance entre la demanda y el suministro.
  2. Mejora el servicio al cliente.
  3. Reduce los niveles de inventario.
  4. Mejora los márgenes de utilidad.
  5. Facilita la toma de decisiones para la gerencia.
  6. Mejora la comunicación entre las diferentes partes involucradas (stakeholders) a lo largo de la SC.

Conclusión

Un efectivo  proceso del S&OP contribuye a mejorar sustancialmente la habilidad de una organización para planear la demanda del cliente y el suministro necesario asociado a la orden de producción , permitiendo a su vez, enfocarse en las estrategias de producción y ventas que generen las mejores utilidades. En la cadena de suministros el sincronizar la demanda y el suministro resulta un elemento clave para el cumplimiento de la satisfacción del cliente y los programas de producción en la empresa, además con la aportación de las diferentes partes y eslabones de la cadena, es posible mejorar el desempeño ya que se comparte una misma visión sobre objetivos comunes en un solo plan.

Referencias

[1] APICS.  APICS Dictionary. 12th Edition. Alexandria, Virginia. APICS, 2008

[2] Wallance F. Thomas., Stahl  A. Robert. Master Scheduling in the 21st Century , T.F. Wallace & Company, EUA. 2003

[3] Palmatier George E., Sales & Operations Planning ( Integrated Business Management An Executive Level Synopsis). Oliver Wight White Paper Series. [Online][15.03.2012]

[4] APICS Certified Supply Chain Professional. Learning System (2006). Alexandria, Virginia. APICS. 2006.

[5] Majumdar Maha and Fontanella John,” The Secrets to S&OP Success”, Supply Chain Management. Review, 2006. http://www.scmr.com/article [online] [29.01.2012]

[6] Lapide, Larry, “Sales & Operations Planning Part I: The Process” The Journal Of Business  Forecasting, 2004.

[7] Mentzer John T. & Moon Mark A., “Understanding Demand”, ‘Supply Chain Management Review.2008,  http://www.scmr.com [online] [29.01.2012].

[8] Lapide Larry, “Sales and Operations Planning Part III: A diagnostic Model, ‘The Journal of Business  Forecasting”, 2005.

[a] Chopra, S. and Meindl, P. Supply Chain  Management: Strategy, Planning and Operations, Upper Saddler River, NJ: Prentice Hall, 2004.

[10] Granillo Macias R, and Sandoval Correa A. Contribution to the stakeholders needs and expectations transfer into project activities, World Multiconference of Systemic and Informatic, WMSI Issue II, Pag 524-530. Miami, Florida.  2008.

[11] Lambert, D.M and Cooper, M.C. Issues in supply chain management. Industrial Marketing Management, 29(1), 65-83. 2000.


[a] Grupo de Investigación: Estudio y optimización de sistemas de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo. rafael_granillo@hotmail.com, isaias_simn@hotmail.com, fran-santana7@hotmail.com