Este ensayo muestra actividades encaminadas a las microempresas, las cuales se definen como “aquellas entidades de negociación comercial, industrial o de servicios que emplean de una a diez personas”, dentro de éstas se encuentran las pertenecientes al sector abarrotero. La estructura organizacional de la microempresa no se integra como generalmente lo hace una empresa de mayor tamaño, puesto que no se tiene la división departamental comúnmente conocida, por lo tanto solo se tienen dos niveles; en el primero se encuentra el dueño de la microempresa, quien desempeña la función de gerente y solo emplea a una o dos personas, que se encuentran en el segundo nivel del organigrama y están subordinados a él. La línea de mando es directa y las actividades están siempre vinculadas a los objetivos del negocio. El gerente es la máxima autoridad y es quien ordena y determina las reglas y actividades a desempeñar. Por otro lado, los trabajadores o empleados de mostrador, son quienes están sujetos a las disposiciones que les indique el gerente.
Palabras clave: Microempresa, Sector Abarrotero, Estructura Organizacional.
This paper shows activities to micro, which are defined as "trade negotiating entities, industrial or service employing one to ten people" within them are the grocer sector business. The organizational structure of microenterprises generally not integrated as it makes a larger company because there is no commonly known departmental division, therefore only have two levels: in the first one is the owner of the micro, who plays the role of manager and employs only one or two people, who are in the second level of the organization and are subordinate to him. The command line is direct and activities are always linked to business objectives. The manager is the highest authority and who orders and determines the rules and play activities. On the other hand, counter workers or employees are those who are subject to the provisions which indicate the manager.
Keywords: Microenterprise Grocer Sector, Organizational Structure.
Para el desarrollo del ensayo se toman como base dos tesis profesionales; la primera “Estructuración y aplicabilidad del sistema de control interno en la empresa industrial” (Romero R. 1977), y la segunda “Objetivos de la evaluación de control interno” (Calva O. 1983), pese a su año de edición han sido de gran utilidad para el desarrollo previo del trabajo, sin embargo, se pretende indagar en bibliografía más reciente y especializada para constatar los aspectos y tendencias de hoy en día en cuanto a la aplicación del control interno en las microempresas. En primer lugar se inicia ubicando a las microempresas del sector abarrotero, la estructura organizacional que las define, las ventajas y desventajas que las rodean, para crear un panorama general de estas organizaciones.
Además, el trabajo se fundamenta en la teoría “Administración de pequeñas empresas” (Anzola 2002), ya que el estudio de las microempresas es muy escaso, pues su importancia ha resaltado recientemente y la mayoría de los autores se enfocaba a las pequeñas y medianas empresas; por lo tanto, los aspectos más significativos de dicha teoría se han adaptado a la temática que se está desarrollando.
La presencia de este sector abarrotero en el mercado es muy grande pues los productos que comercializa al público en general son de consumo básico y hasta el momento no se tienen registros de investigaciones referentes a estas microempresas. Sin embargo, son detonantes en la región en donde se establecen al permitir el desarrollo comercial.
La empresa es el ente donde se crea riqueza. Esta permite poner en operación recursos organizacionales (humanos, materiales, financieros, técnicos) para transformar insumos en bienes o servicios terminados, de acuerdo con objetivos fijados por una administración, interviniendo en diferentes grados, los motivos de ganancias de utilidad social y de servicio.
Se considera a las empresas como factores fundamentales para el desarrollo económico. Las microempresas son auténticos eslabones de la producción, ya que exportan y generan la mayor cantidad de empleos. En los países en proceso de desarrollo, la microempresa es la organización más popular. Las empresas se clasifican (Gomez 1994) como se muestra en la figura 1.
Figura 1. Tipos de empresas. (Elaboración propia)
Se han analizado tres conceptos de microempresas de autores diversos, los cuales se basan en el número de trabajadores con los que necesita contar el negocio para poder considerarlo como microempresa y el papel que representa el dueño de esta.
Las microempresas son pequeñas organizaciones empresariales, en las cuales sus propietarios, son simultáneamente trabajadores y administradores. Se integran por un grupo de personas con vínculos comunes que se aglutinan con el objeto de realizar actividades en los campos de la producción de bienes o servicios, la comercialización y el consumo. (Arango 2005)
Se considera microempresa a la que tiene entre 0 y 10 trabajadores, independientemente de que el negocio se dedique a la industria, al comercio o los servicios. (Emprende 2003)
Una microempresa, si lo medimos en términos de empleo, es la que va de 1 a 10 empleados o 10 empleos generados; la pequeña empresa va de 10 a 50; la mediana de 51 a 250 y más de 250 ya se considera como una empresa mayor. Varía un poco en el sentido del sector industrial al sector comercio. Por ejemplo en el sector comercio una empresa pequeña va de 11 a 30 empleados, ya más de 30 ó 31 ya se considera en el siguiente segmento. (M 2011)
Una vez analizados estos conceptos, se retoman los aspectos principales para conceptualizar de manera integra la percepción que se tiene sobre estas organizaciones.
Las microempresas son un motor de crecimiento económico y de empleo fundamental para el país ya que, de acuerdo a resultados del último censo económico del INEGI “de cada 100 empresas mexicanas, 96 son microempresas, contribuyen con el 40.6% del empleo y aportan el 15% del PIB”. (Emprende 2003)
La competitividad y productividad de las microempresas, sobre todo de las de tipo tradicional está siendo amenazada por la incorporación de modernos conceptos de negocio, que evidencian la limitada profesionalización, el crecimiento desordenado, el rezago tecnológico, los altos consumos de energía, la imagen comercial descuidada e insalubre, la administración informal, los limitados accesos al financiamiento, la limitada capacidad de negociación por falta de organización de eficiente dirección, la escasa cultura tecnológica, la improvisación y carencia de normas de calidad, el ausentismo del personal, el constante aumento de los precios de materias primas, la mala calidad de los materiales, la marginación respecto a los apoyos institucionales, la falta de garantías para acceder al crédito y la excesiva regulación gubernamental.
Aun a pesar de haber más desventajas que ventajas en el establecimiento de microempresa, estas se siguen estableciendo y fortaleciendo el intercambio comercial, como ejemplos de microempresas existen las tiendas de abarrotes y misceláneas; las tortillerías y molinos de nixtamal; las papelerías, los salones de belleza, las panaderías, los talleres mecánicos, las farmacias y las carnicerías.
En el ensayo solo se abordarán las tiendas de abarrotes, por lo tanto en el cuadro 1 se muestran a las microempresa de este sector.
Cuadro 1. Descripción de las tiendas de abarrotes. (Elaboración propia)
Una estructura es la forma en que están ordenadas las unidades administrativas de un organismo y la relación que guardan entre sí. Una organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planos y objetivos señalados.
La organización se refiere a estructurar como deben ser las funciones, jerarquías y actividades. Una estructura de organización establece los medios o conductos a través de los cuales se ejerza autoridad sobre cada una de las unidades de organización. Estos medios son canales definidos de supervisión y pueden considerarse como las líneas formales de autoridad, por las cuales se mueven las instrucciones y las ordenes, se transmiten las comunicaciones formales y los informes sobre operaciones y llegan a todos los niveles de la organización.
A continuación se analizan algunos departamentos y cómo es que funcionan en una microempresa:
Mercadotecnia: El dueño quien también suele fungir como gerente, toma las decisiones de mercadotecnia. La mayoría de las microempresas no cuentan con un área definida en este ramo. Las decisiones casi siempre se basan en corazonadas o en el gusto del empresario.
En lo que respecta a mercadotecnia, los medios son contratados por el dueño, quien tan solo en contadas ocasiones permite que los mismos medios diseñen la publicidad, ya que la mayoría de las veces él lo hace. Más de la mitad de las negociaciones que existen, carecen totalmente de algún programa publicitario. Las empresas que se dedican al comercio y al servicio, hacen la promoción directamente en el negocio y a través de avisos (cartulinas), que pegan tanto dentro como fuera del establecimiento.
La administración y las decisiones de la mezcla de mercadotecnia corresponden solo al dueño, quien decide tipos de precio, calidad y cantidades de producto, formas y medios de distribución, así como programas de publicidad o promoción.
Entre las formas del manejo de las ventas, resaltan las ventas personales, aquí se prepara a los vendedores básicamente en el conocimiento del producto para la venta como tal sin ninguna otra preparación, las ventas son realizadas normalmente al contado, el sistema de manejo de las cobranzas es manual y la información encontrada en los archivos es poco confiable.
La forma característica de la distribución de bienes y/o servicios es de la empresa directamente al consumidor final. La tendencia de buscar el consumidor directamente de los bienes y/o servicios se limita a que éstos acuden a la empresa, donde no sobresale ningún canal de distribución (Belén 2003).
De la información anterior se puede concluir que el área de mercadotecnia en las microempresas se comporta como lo muestra la figura 2.
Figura 2. La mercadotecnia en las microempresas. (Elaboración propia)
Finanzas y Contabilidad: Para la microempresa el área financiera y contable es débil, sobre todo cuando un negocio comienza generalmente la administración carece de experiencia en esta área, partiendo solo de su experiencia, y de acuerdo con esto, el dueño de la empresa orienta su administración a realizar actividades de manera general, encontrándose realmente incapaz para manejar y comprender la información contable y financiera básica.
La reinversión de utilidades es la fuente de financiamiento más común pues existe una carencia de conocimiento de los instrumentos financieros y con respecto al área contable, es común que la microempresa contrate a un contador externo por horas, y la organización de la papelería la lleve a cabo un empleado o el mismo microempresario. Su debilidad posiblemente se deba a la poca atención, debido principalmente a la centralización de las actividades y control ejercido sobre estas por parte del dueño de la empresa, a lo que se suma la poca preparación y conocimiento que tiene éste sobre el tema.
De la información anterior, se determina que la situación del área financiera de las microempresas es de acuerdo a lo descrito en la figura 3.
Figura 3. El área financiera y contable en las microempresas. (Elaboración propia)
Recursos humanos: Es el área más descuidada de la microempresa, ya que no se cuenta con algo específico, normalmente las contrataciones se llevan a cabo a través del medio que el dueño de la microempresa dispone en el momento de detectar la necesidad de personal que generalmente se cubren las plazas con amigos, competencia o recomendados, sin observar ningún proceso previo que asegure el éxito de la contratación.
La selección de personal en la microempresa se realiza a través de una simple e informal entrevista que hace el dueño o algún personal de confianza de la empresa, y si se considera a través de esto que quien está a prueba es el candidato adecuado para el puesto, se le contrata. Las pruebas para conocer si califican para el trabajo se hacen en la marcha, lo importante para el empresario es poner a trabajar al contratado, pues generalmente deberá cubrirse una vacante de urgencia. Normalmente se contrata gente sin experiencia en el área, que aprende su labor una vez que comienza a trabajar.
Los sueldos y salarios manejados se enmarcan alrededor del salario mínimo con aumentos poco significativos. Hay mucha rotación de personal a causa de la búsqueda de mejores sueldos y salarios.
La supervisión del personal principalmente es a través de la observación directa del dueño de la empresa o por un familiar de rango superior, quien a la vez realiza labores normales en la empresa.
De la información anterior, se ha desarrollado un esquema que contiene los aspectos más relevantes del área de recursos humanos en las microempresas, el cual se muestra en la figura 4.
Figura 4. El área de recursos humanos en las microempresas.
(Elaboración propia)
Como se había mencionado al principio el organigrama en una microempresa del sector abarrotero cuenta con dos niveles como se muestra en la figura 5.
Figura 5. Organigrama en las microempresas del sector abarrotero
Con base en el organigrama se pretende ubicar la descripción y función de puestos de una microempresa del sector abarrotero. El formato en que se presenta corresponde al propuesto en el libro “Análisis de puestos” (Reyes P. 2003), y que se consideró por ser muy sencillo, específico y fácil de aplicar para las microempresas abarroteras.
| DESCRIPCIÓN DE PUESTOS | |
| Puesto GERENTE | |
| Nivel Jerárquico: Nivel 1 | Departamento: Gerencia |
| Jefe Inmediato: No aplica | Personal a su Cargo: Empleado de mostrador en turno |
| Contacto Permanente: Con los clientes y todas las personas que laboran en la microempresa abarrotera. |
|
| Función General: Organizar la administración general de la microempresa abarrotera. |
|
Funciones Específicas:
|
|
| FUNCION | DESCRIPCION |
| Administración general del negocio. | Elabora el plan de trabajo, crea la publicidad de la microempresa, organiza la distribución de los artículos en almacén y para la venta y controla todas las actividades que se desarrollan dentro de la microempresa. |
| Manejo de las finanzas, mercadotecnia, recursos humanos y contabilidad. | Controla las entradas y salidas de efectivo, elabora los medios publicitarios, selecciona e instruye al personal que trabajara en la microempresa, se encarga de realizar las declaraciones de impuestos a la SHCP. |
| Contacta proveedores y realiza compras. | Lleva un control del inventario y detecta la falta de mercancías para ofrecer al público, selecciona las marcas para adquirir sus productos, se encuentra presente siempre que se hace la recepción de mercancías en la microempresa. |
| Designa las funciones de los empleados de mostrador. | Determina los horarios y las jornadas de trabajo, es el jefe directo de los empleados de mostrador, establece las reglas dentro de la microempresa. |
| DESCRIPCIÓN DE PUESTOS | |
| Puesto: Empleado de mostrador | |
| Nivel Jerárquico: Nivel 2 | Departamento: Mostrador |
| Jefe Inmediato: Gerente | Personal a su Cargo: No aplica |
| Contacto permanente: Con los clientes y el gerente de la microempresa abarrotera. |
|
| Función General: Cumplir con las actividades designadas por el gerente de la microempresa abarrotera. |
|
Funciones Específicas:
|
|
| FUNCION | DESCRIPCION |
| Atención a clientes. | Atiende a los consumidores cuando acuden a realizar una compra. Sugiere la variedad de artículos disponibles que puede adquirir el consumidor. Empaca los artículos que el cliente compra en bolsas, según sea el requerimiento. Atiende las quejas o sugerencias que se presentan por algún problema en el producto o faltante y las hace llegar al gerente. |
| Cobro de la mercancía. | Cobra el costo por las adquisiciones que realizan los clientes. |
| Limpieza y mantenimiento del área de trabajo. | Se encarga de mantener siempre limpia el área de trabajo en el horario designado por el gerente. |
| Acomodo de artículos | Coloca cada artículo en los estantes designados de acuerdo al orden y distribución asignado por el gerente. |
| Inspección continúa de inventario. | Revisa cotidianamente que exista disponibilidad de artículos para la venta, reportando los faltantes al gerente. |
Al analizar el concepto de las microempresas, la estructura organizacional que las integra, así como las ventajas y desventajas que se presentan en estos organismos, se puede tener una visión concreta del sector que se está investigando. Así mismo, la identificación de las diez microempresas del sector abarrotero que se establecen en la colonia centro del municipio de Tlaxcoapan, han dado el marco de partida para el desarrollo del ensayo al permitir analizar los elementos primordiales que integran a las microempresas.
Anzola, Servulo. Administración de pequeñas empresas. McGraw-Hill Interamericana, 2002.
Arango, M. Manual de cooperativismo y economía solidaria. Colombia: Unión Cooperativa de Colombia, 2005.
Belén, A. Los sistemas de venta. Animación del punto de venta. Madrid: Editex, S.A., 2003.
Calva O., Blanca. «Objetivos de la evaluación del control interno.» Tesis, Pachuca, 1983.
Emprende, Centro México. «Programas por segmento microempresas.» 2003. http://www.mexicoemprende.org.mx (último acceso: Enero de 2011).
Gomez, G. Planeación y organización de empresas. México: McGraw Hill, 1994.
M, Miguel. Secretaría de Economía de México. 2011. http://www.economia.gob.mx (último acceso: 2011).
Reyes P., Agustin. Análisis de puestos. México: Limusa, 2003.
Rodriguez Valencia, Juaquin. Como administrar pequeñas y medianas empresas. ECAFSA, 2000.
Romero R., Ricardo. «Estructuración y aplicabilidad del sistema de control interno en la empresa industrial.» Tesis, Pachuca, 1977.
[a] Profesor de la Licenciatura en Administración de la ESTl
[b] Ex - Alumnos de la Licenciatura en Administración de la ESTl