Mejorando la eficiencia en las Organizaciones Públicas y de Servicios: Una revisión general de las aplicaciones de la metodología Lean Office
Resumen
El sector público, al igual que el sector privado, ha buscado formas de mejorar su eficiencia y productividad. Una metodología que ha ganado popularidad en las organizaciones es Lean Office, una adaptación de los principios de Lean aplicados originalmente en la industria manufacturera, que busca optimizar los procesos administrativos y eliminar desperdicios en el entorno de oficina. En este trabajo se realizó una revisión de la literatura con el objetivo analizar la aplicación de Lean Office en el sector público y en las organizaciones cuya actividad principal esté relacionada con los servicios. Se examinaron los fundamentos del Lean Office, sus componentes clave y algunos estudios de casos exitosos en aplicaciones de esta metodología en instituciones del sector público, tales como la milicia, el sector salud, las instituciones educativas, entre otros; así como en empresas con actividades de servicio, tales como proveedoras de servicio eléctrico, instituciones financieras y áreas de apoyo en la industria de la manufactura. Se encontró que la aplicación de Lean Office en estos entornos administrativos permite la reducción de gastos, la disminución de tiempos de respuesta y de proceso y el incremento en la satisfacción de los clientes o usuarios. Además, se discuten las implicaciones y los desafíos potenciales en la implementación del Lean Office en entornos administrativos, analizando sus beneficios, desafíos y resultados obtenidos en diversas organizaciones públicas.
Descargas
Citas
Almeida Costa, J., Fialho de Oliveira, M. C., Werneck Silva de Oliveira, P. (2019). Lean Office application in management flow of a billing department. International Journal of Engineering Trends and Technology, 67(11),23-26.
Astonitas , R. C. (2021). Propuesta de mejora en procesos administrativos de una entidad del Estado utilizando Lean Office. [Tesis para obtener el título profesional de Ingeniero Industrial, Pontificia Universidad Católica del Perú] Repositorio Institucional PUCP, http://hdl.handle.net/20.500.12404/20610
Barros Santos, I., Reis Lima, L., Gustavo Torres, F., Ramos Abs, J., & Buselato Maurício, T. (2017). Application of Lean Office in the process of integration of a professor in a University of Alagoas. Journal of Lean Systems, 2(1), 97-122.
Benini, L., Mendes, M. G. ., Alvez, L. M., Moraes Junior, J. M., & Leta, F. R. . (2022). Lean Office aplicado em equipe de competição universitária: projeto conceitual do protótipo Rover. Cadernos UniFOA, 18(51). https://doi.org/10.47385/cadunifoa.v18.n51.3995
Besser Freitag, A. E., Santos, J. das C., & Reis, A. da C. (2018). Lean Office and digital transformation: a case study in a services company. Brazilian Journal of Operations & Production Management, 15(4), 588–594. https://doi.org/10.14488/BJOPM.2018.v15.n4.a12
Bracci, E. (2013). La gestione e ottimizzazione dei costi amministrativi d'azienda : il lean office in azione. http://digital.casalini.it/2637523
Calsavara, N. A. (2016). Aplicação do pensamento Lean Office e mapeamento do fluxo de valor no processo de concepção de unidades bancárias de uma empresa do setor financeiro. Revista Gestão Da Produção Operações E Sistemas, 11(3), 105. https://doi.org/10.15675/gepros.v11i3.1464
Carvalho Cleginaldo Pereira de, & Martins Itúrbides Vicente de Paiva. (2021). Lean Office: The Lean methodology applied to the improvement of administrative processes in a Higher Education Institution. Global Journal of Engineering and Technology Advances, 9(3), 001–022. https://doi.org/10.5281/zenodo.5813469
Cavaglieri, M., & Paulesky Juliani, J. (2016). LEAN ARCHIVES: O emprego do Lean Office na gestão de arquivos. Perspectivas em Ciência da Informação, 21(4), 180-201.
Cavaglieri, J. L., & Paulesky Juliani, M. (2016). Lean Office en la gestión de archivos: Una propuesta para la mejora de la eficiencia y la satisfacción del cliente. Revista de Administración y Sistemas de Información, 13(1), 13-30.
Chen, J. C. & Cox, R. A. (2012). Value stream management for Lean Office – a case study. American Journal of Industrial and Bussines Management, 17-29.
Cook, D. A., Bikkani, A., & Poterucha Carter, M. J. (2023). Evaluating education innovations rapidly with build-measure-learn: Applying lean startup to health professions education. Medical teacher, 45(2), 167–178. https://doi.org/10.1080/0142159X.2022.2118038
Csiszér, T. (2022). Critical Failure Factors of Process Development by the Lean Office Methodology. Acta Polytechnica Hungarica, 19(9), 221-238
Da Silva Cabete, M., Felizola Cabete, N. P., & Armond de Melo, D. R. (2016). LEAN OFFICE E AS CINCO LEIS DA BIBLIOTECONOMIA: possibilidades para gestão de bibliotecas. Revista Foco, 9(1), 215-232.
Da Silva, I. B., Seraphim, E. C., Agostinho, O. L., Lima Junior, O. F., & Batalha, G. F. (2015). Lean office in health organization in the Brazilian Army. International Journal of Lean Six Sigma, 6(1), 2-16. https://doi.org/10.1108/IJLSS-09-2013-0053
De Almeida, J. P. L., Galina, S. V. R., Grande, M. M., & Brum, D. G. (2017). Lean thinking: planning and implementation in the public sector. International Journal of Lean Six Sigma, 8(4), 390-410. https://doi.org/10.1108/IJLSS-06-2016-0027
De Paoli, F. M., Andrade, V. F. de S., & Lucato, W. C. (2014). O conceito de Lean Office aplicado a um ambiente industrial com produção ETO – Engineer-to-Order. Exacta, 12(1), 43–54. https://doi.org/10.5585/exactaep.v12n1.4919
De Souza Ferraz, J., Fialho de Oliveira, M. C., Werneck Silva de Oliveira, P., & Ribeiro Moreira, C. (2018). Lean office: Case Study at a Daycare Center Located in Cataguases. International Journal of Engineering Trends and Technology, 65(2), 56-60. https://doi.org/10.14445/22315381/ijett-v65p211
Dos Santos, L. M., Francescatto, M. B., & Roos, C. (2021). Aplicação do lean office em uma indústria de grande porte do setor de energia / Lean office application in a large industry in the energy sector. Brazilian Journal of Business, 3(4), 2895–2907. https://doi.org/10.34140/bjbv3n4-010
Fiuza, S. N., & Pacheco, C. G. (2021). Lean office e sua aplicabilidade no setor público para redução do lead time. Revista Femass, 3(3), 104-125. https://doi.org/10.47518/rf.v3i3.43
Freitas, R. d. C., Freitas, M. d. C. D., Gomes de Menezes, G., & Odorczyk, R. S. (2018). Lean Office contributions for organizational learning. Journal of Organizational Change Management, 31(5), 1027-1039. https://doi.org/10.1108/JOCM-06-2017-0221
Freitas, R. d. C., & Freitas, M. d. C. D. (2020). Information management in lean office deployment contexts. International Journal of Lean Six Sigma, 11(6), 1161-1192. https://doi.org/10.1108/IJLSS-10-2019-0105
Girardi Tegner, M., Nascimento de Lima, P., Veit, D. R., & Corcini Neto, S. L. H. (2016). Lean office e BPM: proposição e aplicação de método para a redução de desperdícios em áreas administrativas. Revista Produção Online, 16(3), 1007–1032. https://doi.org/10.14488/1676-1901.v16i3.2308
Jones, A. (2022). Lean Office Implementation: A Case Study of ABC Company. Journal of Business Efficiency, 25(2), 45-62.
Krdžalić, A., Brgulja, A., & Duraković, B. (2020). Implementation of Lean Practices in a Higher Education Institution’s Student Affairs Office: A Case Study from a Bosnian University. International Journal on Advanced Science, Engineering and Information Technology, 10(2), 567-577.
La Forgia, D., Paparella, G., Signorile, R., Arezzo, F., Comes, M. C., Cormio, G., . . . Massafra, R. (2023). Lean Perspectives in an Organizational Change in a Scientific Direction of an Italian Research Institute: Experience of the Cancer Institute of Bari. International Journal of Environmental Research and Public Health, 20(1)
Liker, J. K. (2004). The Toyota Way: 14 Management Principles from the World's Greatest Manufacturer. McGraw-Hill Education.
Lima, M. M. X. de, Bisio, L. R. de A., & Alves, T. da C. L. (2010). Mapeamento do fluxo de valor do projeto executivo de arquitetura em um órgão público. Gestão & Tecnologia De Projetos, 5(1), 24-55. https://doi.org/10.4237/gtp.v1i1.113
Lizarelli, F. L., Tonissi, L. F., & Toledo, J. C. (2021). Analysis of a Business Intelligence process based on Lean Office principles. Revista Gestão Da Produção Operações E Sistemas, 16(1). https://doi.org/10.15675/gepros.v16i1.2545
Magalhães, J., Alves, A., Costa, N., & Rodrigues, A. R. (2019). IMPROVING PROCESSES IN A POSTGRADUATE OFFICE OF A UNIVERSITY THROUGH LEAN OFFICE TOOLS. International Journal for Quality Research, 13(4), 797-810
Malacarne, R., Barbosa Taquetti, L., Torno Mourão, S. E., Zattar, I. C., & Robson, S. (2018). Lean Office e Service – Uma Investigação Bibliométrica. Produção em Foco, 8(3)
Monteiro, M., Pacheco, C., Dinis-Carvahlo, J., & Paiva, F. (2015). Implementing Lean Office: A Successful Case in Public Sector. FME Transactions, 43(4), 303-310.
Monteiro, J., Alves, A. C., & Carvalho, M. d. S. (2017). Processes improvement applying Lean Office tools in a logistic department of a car multimedia components company. Procedia Manufacturing, 13, 995-1002. https://doi.org/https://doi.org/10.1016/j.promfg.2017.09.097
Nunes da Cunha, R., Rodrigues, L., & Silva, S. (2019). Lean Office: Uma abordagem para a melhoria da gestão em instituições de ensino superior. Revista Gestão & Produção, 26(3), 495-512.
Ohno, T. (1988). Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production. CRC Press
Peralta, C. B., Lermen, F.H., De León , E., Suares, M. E. (2016). Lean office: administrative value stream mapping in a routine of work in a public organ. Journal of Lean Systems. Vol. 2, Nº 3. 87-106.
Ribeiro Moreira, C., Fialho de Oliveira, M. C., Werneck Silva de Oliveira, P., de Souza Ferraz, J. (2019). Lean Office Applied In the Training and Development Sector of An Electricity Distribution Company International Journal of Engineering Trends and Technology, 67(10),113-117.
Sabur, V. F., & Simatupang, T. M. (2014). Improvement of customer response time using Lean Office. International Journal of Services and Operations Management, 20(1), 59-85. https://doi.org/10.1504/IJSOM.2015.065972
Schipper, T. (2019). The Highly Effective Office. Creating a Successful Lean Culture in Any Workplace. Productivity Press.
Seraphim, E. C., da Silva, Í. B., & Agostinho, O. L. (2010). Lean Office in health military organizations: case study in the health center of Campinas. Gest. Prod., 17(2), 389-405. https://doi.org/https://doi.org/10.1590/S0104-530X2010000200013
Smith, M., Jones, D., & Brown, S. (2019). Lean Office: A Systematic Review of the Literature. Production and Operations Management, 28(1), 1-27
Tapping, D., Fertuck, D., Baban, V., Dunne, A., Tapping, C., & Harper-Williams, M. (2010). Lean Office Demystified II - Using the Power of the Toyota Production System in Your Administrative, Desktop and Networking Environments. MCS Media, Inc.
Teixeira Santos, S., & Fernandes Pereira, T. (2020). Improvement proposal for public purchase processes by lean office: an action research. Brazilian Journal of Development, 6(11), 87746-87765
Teixeira Santos, S., & Fernandes Pereira, T. (2023). Action research with a proposal to improve the agility of public procurement processes, through the Lean Office. Seven Editora.
Tonkin, L. (2019). Lean Office: Mapping Your Way to Change. Learning to eliminate non-value-added activities in the office. In Lean Administration (1st ed.). Productivity Press.
Wheeler-Webb, J., & Furterer, S. L. (2019). A lean six sigma approach for improving university campus office moves. International Journal of Lean Six Sigma, 10(4), 928-947. https://doi.org/10.1108/IJLSS-04-2018-0042
Womack, J. P., & Jones, D. T. (2003). Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation. Simon and Schuster.
Womack, J. P., Jones, D. T., & Roos, D. (2019). The machine that changed the world: The story of lean production. Simon and Schuster.
Womack, J. P., Jones, D. T., & Roos, D. (1990). The Machine that Changed the World, Macmillan, New York,NY.
Yokohama, T., de Oliveira, M. A., & Futami, A. (2019). A Systematic Literature Review on Lean Office. Industrial Engineering & Management Systems, 18(1), 67-77
Yuiti Ishizaka, A., Sousa Dinis, L., Lumi Watanabe, N., Rocha Sales, S., & Keiko Sagawa, J. (2017). Lean Office: Uma aplicação no Departamento de Marketing de uma instituição financeira. Produto & Produção, 17(4), 41-61
Derechos de autor 2023 Michel A. Refugio-Durón, Luis E. Lugo-Uribe
Esta obra está bajo licencia internacional Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-SinObrasDerivadas 4.0.
